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Inbox Zero

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Dicas para chegar no Inbox Zero

imagem: internet

Há algum tempo atrás no Blog eu falei como havia conseguido chegar ao Inbox Zero.

Para ajudar quem ainda não conseguiu, resolvi hoje colocar aqui algumas dicas infalíveis utilizando a metodologia GTD.

Limpe sua caixa de entrada

  Procure deixar sua caixa de entrada sempre limpa. Mantenha seus e-mails de entrada agrupados em Importantes e não lidos, ações a tomar, responder e todos os demais. E dentro de cada grupo desse procure deixar sempre o grupo vazio.
  Dentro da metodologia do GTD ao processar seu inbox diariamente procure mover aqueles e-mails já lidos ou que não poderão ser lidos em menos de 2 minutos ou  mesmo aqueles que deverão ser respondidos porém não podem ser feitos no momento ou ainda aqueles que dependem de resposta de terceiros…
  Ao arquivar procure dar uma etiqueta por ano, ao menos.
  Eu utilizo o gmail então a minha caixa de e-mail foi organizada da forma abaixo (reparem que fiz esse post ao iniciar o dia então minha caixa está cheia ainda) :
 inbox zero    Esses e-mails que foram lidos e serão arquivos o ideal é sejam arquivados pelo menos duas vezes ao ano. Eu costumo usar um marcador para cada ano :
 inbox zero

   Você pode fazer isso manualmente ou pode criar uma regra que de tempos em tempos mova tudo que é inferior a uma data que você estipular e o próprio cliente de e-mail faz esse trabalho.

   Normalmente a gente se inscreve em um monte de sites e fica recebendo mensagens eternamente ! Chamamos de “emails cinza” – aqueles que você em algum momento aceitou receber mas não quer mais (newsletters, emails com anúncios de liquidações em lojas, etc). Nunca se esqueça de cancelar as inscrições dos e-mails que não quer mais receber. Uma dica interessante é usar um site chamado Unroll.me. Um serviço gratuito que consolida as mensagens e você recebe uma vez só por semana ou mesmo faz o cancelamento de todos os que você indicar automaticamente !

Crie o hábito de ter horário para ler seus e-mails

   Nada pior do que ficar ouvindo o apitar do celular em cada mensagem ou mesmo toda hora ver uma popup aparecendo em seu desktop. A vontade de olhar é enorme, fora que muitas vezes tira o seu foco de outras atividades.
   O ideal é ter horários específicos para a leitura de seus e-mails. Gaste no máximo 30 minutos em cada parte do dia. Se imponha limites.
   No meu caso eu utilizo o momento de Processar do GTD (get clear, get current, get creative) para ler os e-mails. Esse processamento da minha de entrada acontece 3 vezes ao dia :

   – Pela manhã quando chego no escritório leio todos os e-mails profissionais e de trabalho
   – No horário do almoço, quando retorno, dou uma verificada rápida no meu Gmail
   – A noite por volta das 21-22:00, verifico novamente a caixa de correio

   Quem precisa verificar a caixa de e-mails com frequência como os profissionais de TI por exemplo (como eu por exemplo que as vezes preciso atender tickets de suporte ao usuário) procure usar essa regra ao menos para os e-mails pessoais.

Delete todo o lixo eletrônico

    Procure manter a caixa de Spam sempre limpa, além de não acumular coisas que não precisa fica mais limpo de ver (não sei se isso é loucura de organizador … rsrsrs).

Responda a mensagens urgentes.

    Responda as mensagens urgentes na hora, não procrastine.
    Use a regra dos dois minutos para decidir como processar as outras mensagens:
       – Só as responda se isso puder ser feito em dois minutos ou menos.
    Transforme emails importantes (cujo tempo de resposta seja superior a 2 minutos) em tarefas que você colocar colocar na sua ferramenta de todo list. Eu uso o Todoist (www.todoist.com) e determine uma data e hora para serem respondidos. Você também pode colocar no seu Calendar como o dia e hora que deve responder.

Feche sua caixa de emails

    Mantenha a sua caixa de e-mails fechada. Assim fica mais de controlar a tentação de olhar a todo momento, procure abrir apenas nos horários que você estipulou. Porém se estiver aguardando uma resposta você pode fazer o acompanhamento de qualquer mensagem importante ou que tenha alguma pendência. Só procure não se habituar a ficar olhando toda hora. Além de improdutivo, acho que coisas muito, muito urgentes você não tem a toda hora, tem ? (Pelo menos não deveria).

Limpe sua lixeira e sua caixa de Spam (toda semana às 16:45)

   Procure estipular um horário para a limpeza destas duas caixas, assim você cria o hábito de fazê-lo. Colocar um horário é legal porque você transformar isso numa tarefa do seu checklist semanal e colocar no Calendar ,Todoist , Evernote ou na ferramenta que você utiliza para se organizar.

Então ? Com todas essas dicas não tem mais porque ficam adiando essa limpeza tem ? Lembre-se que um hábito se cria em um mês então porque não começar a praticar todas essas dicas e depois me contar aqui se conseguiu ?

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Como chegar ao Inbox Zero

zero-inbox

Hoje gostaria de contar sobre como consegui chegar no Inbox Zero.

O Inbox zero é um dos itens que se fala muito em organização pessoal, seje em GTD seja em outros métodos de organização.

Ele consiste em manter a sua caixa de entrada sempre vazia. Isso não quer dizer que você vai sair excluindo tudo que já recebeu, mas é uma proposta de organizar seus emails de uma forma que consiga encontrar aquilo que precisa e não ter aquela lista interminável de coisas para ler ou encontrar.

Você pode implementar o Inbox Zero nos seus e-mails pessoais e profissionais.

O David Allen (GTD) propõe como método de processar a coleta diária dos e-mails separando aqueles que demandaram alguma ação, seja responder ou mesmo ler depois com calma ou mesmo sendo ação de um projeto ou tarefa a ser realizada na sua lista de próximas ações, daqueles que foram lidos mas necessitam ser guardados por algum motivo.

Então considerando meus estudos de GTD organizei minha caixa de entrada da seguinte forma :

1. Criei Caixas prioritárias conforme as orientações do David Allen :

– IMPORTANTES E NÃO LIDOS
– AÇÕES A TOMAR
– A RESPONDER
– TODOS OS DEMAIS

Para configurar a caixa de entrada desta forma você precisa seguir os passos abaixo :

1.1. Entrar em Configurações.
1.2. Selecionar a aba Caixa de Entrada.
1.3. Selecionar Tipo de Caixa de Entrada como caixa de entrada : Caixa Prioritária
1.4. Selecionar nas Seções da Caixa de Entrada as 3 seções desejadas, o restante irá para TODOS OS DEMAIS.

Inbox_zero 1. E criei um sistema de arquivamento que é o seguinte :

ARQUIVO_YYYY -> Aqui eu coloquei todos os e-mails arquivos por ano. Isso é muito tranquilo de fazer até para o passado. Eu utilizo o Gmail então foi só filtrar por ano e depois aplicar o marcado do ano correspondente. Para filtrar você pode não precisa ficar lendo e-mail por e-mail, é rápido e prático utilizar filtros por remetente (from: ), assunto ou mesmo por data (before:, after: ) conforme abaixo.

Inbox_zero2

APRENDIZADO – onde coloquei todos os e-mails referentes a treinamentos e artigos que gosto de ler
COMPRAS EFETUADAS – onde coloquei todos os comprovantes e pedidos de compras que fiz
PESSOAL – onde coloquei e-mails pessoais

Você pode criar esses marcadores com todas as áreas que necessitar e que sejam fáceis de serem buscadas, mas se quiser jogar tudo num único marcador chamado “ARQUIVO” e utilizar apenas o sistema de filtros do Google funciona muito bem também.

Para entender mais sobre filtros você pode tirar as dúvidas no próprio site da Google.

E aí ? Não vale a pena fazer a experiência de não ter mais a caixa de entrada lotada e tentar manter a mente clara como água ? A experiência pra mim foi muito válida, incrivelmente me senti muito melhor após aplicar o Inbox Zero, é você ? Me conta nos comentários !!!