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Como organizar seu dia utilizando Checklists

checklists

Como organizar seu dia usando checklists

Eu não você mas eu sou louca por uma listinha… sempre tive lista para tudo, nunca confiei na minha cabeça para guardar tudo.

Para uma vida organizada, para dar conta de todas as tarefas e não ter que se preocupar se esqueceu de fazer uma tarefa é muito produtivo ter algumas checklists para te ajudar nesse processo.

No dia a dia, você nunca tem tempo para pensar. Você precisa já ter pensado.
David Allen, a Arte de Fazer Acontecer

Os checklists podem ser diários, semanais e mensais. Podem ser referentes a tarefas recorrentes (tarefas que executamos com frequência) ou mesmo a tarefas que precisam ser feitas em um determinado momento da sua vida, ou mesmo itens de um projeto a ser revisto.

Você pode utilizar uma ferramenta ou aplicativo para organizar suas tarefas como o Evernote ou o Todoist por exemplo, ou mesmo utilizar um caderno mesmo. O importante é colocar em um local de fácil acesso que você consiga ver com frequência.

Eu utilizo o Todoist para organizar minhas checklist e elas ficam da seguinte forma :

todoist

Na rotina diária eu divido em manhã, tarde e noite. Coloco ali tudo o que devo fazer diariamente, nos três turnos e coloco lembretes no Todoist mesmo para olhar ao menos 3 vezes ao dia. Isso para criar o hábito. Quando já estiver no sangue, lembretes não serão mais necessários.

Segundo o método GTD, “Lista” nada mais é que a reunião de alguns itens semelhantes. Uma lista pode ser montada por contexto, pode ser uma lista de compras, de livros para ler, de artigos a pesquisar, de tarefas. Ao priorizar as suas atividades da semana durante a revisão semanal que o GTD propõe, você pode criar um checklist com as tarefas que precisam ser feitas naquela semana e que não possuem data e hora definidas (pois se tiverem data e hora definidas o lugar correto é no Calendário !).

Eu também uso checklists para fazer o meu planejamento mensal. Eu tenho uma checklist para cada mês com todas as ações que serão necessárias naquele mês.

As checklists podem ser sazionais também como checklist de Natal, checklist de Ano Novo, checklist de férias, checklist de atividades escolares das crianças !

Então que tal experimentar usar as checklists ??

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GTD – Getting Things Done

getting-things-done-logo

Desde que decidi mudar a minha vida e começar a me organizar melhor, visto que eu sentia que a minha vida passava pelos meus dedos, não tinha tempo pra nada e também não conseguia dar conta de tudo, eu passei a acompanhar o blog da Thaís Godinho (vidaorganizada.com) e conheci o GTD. O GTD é um método de organização pessoal criado por um homem chamado David Allen que tem por objetivo deixar nossa mente clara como água para que possamos ser mais produtivos e poder implementar nossas idéias e projetos.

O método GTD tem praticamente 5 pilares :

– Collect (coletar)

– Process (processar)

– Organize (organizar)

– Review (Rever)

– Do (fazer)

O método propõe que essa coleta seja feita diariamente, assim como o processar e o organizar. O Review deve ser feito ao menos 1x por semana e o Do (ação) deve ser organizada numa lista de próximas ações seguindo um fluxo básico proposto por David Allen.

Confesso que está sendo um pouco difícil no começo criar o habito de executar todos os passos, mas eu tenho conseguido me organizar de alguma forma.

Vou postar aqui no Blog toda essa minha jornada com dicas de aplicação do GTD.

Para se aprofundar no assunto sugiro a leitura do livro A Arte de Fazer Acontecer de David Allen ou acompanhar o Blog da Thaís – vidaorganizada.com

fluxo-gtd

fonte: internet

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Como chegar ao Inbox Zero

zero-inbox

Hoje gostaria de contar sobre como consegui chegar no Inbox Zero.

O Inbox zero é um dos itens que se fala muito em organização pessoal, seje em GTD seja em outros métodos de organização.

Ele consiste em manter a sua caixa de entrada sempre vazia. Isso não quer dizer que você vai sair excluindo tudo que já recebeu, mas é uma proposta de organizar seus emails de uma forma que consiga encontrar aquilo que precisa e não ter aquela lista interminável de coisas para ler ou encontrar.

Você pode implementar o Inbox Zero nos seus e-mails pessoais e profissionais.

O David Allen (GTD) propõe como método de processar a coleta diária dos e-mails separando aqueles que demandaram alguma ação, seja responder ou mesmo ler depois com calma ou mesmo sendo ação de um projeto ou tarefa a ser realizada na sua lista de próximas ações, daqueles que foram lidos mas necessitam ser guardados por algum motivo.

Então considerando meus estudos de GTD organizei minha caixa de entrada da seguinte forma :

1. Criei Caixas prioritárias conforme as orientações do David Allen :

– IMPORTANTES E NÃO LIDOS
– AÇÕES A TOMAR
– A RESPONDER
– TODOS OS DEMAIS

Para configurar a caixa de entrada desta forma você precisa seguir os passos abaixo :

1.1. Entrar em Configurações.
1.2. Selecionar a aba Caixa de Entrada.
1.3. Selecionar Tipo de Caixa de Entrada como caixa de entrada : Caixa Prioritária
1.4. Selecionar nas Seções da Caixa de Entrada as 3 seções desejadas, o restante irá para TODOS OS DEMAIS.

Inbox_zero 1. E criei um sistema de arquivamento que é o seguinte :

ARQUIVO_YYYY -> Aqui eu coloquei todos os e-mails arquivos por ano. Isso é muito tranquilo de fazer até para o passado. Eu utilizo o Gmail então foi só filtrar por ano e depois aplicar o marcado do ano correspondente. Para filtrar você pode não precisa ficar lendo e-mail por e-mail, é rápido e prático utilizar filtros por remetente (from: ), assunto ou mesmo por data (before:, after: ) conforme abaixo.

Inbox_zero2

APRENDIZADO – onde coloquei todos os e-mails referentes a treinamentos e artigos que gosto de ler
COMPRAS EFETUADAS – onde coloquei todos os comprovantes e pedidos de compras que fiz
PESSOAL – onde coloquei e-mails pessoais

Você pode criar esses marcadores com todas as áreas que necessitar e que sejam fáceis de serem buscadas, mas se quiser jogar tudo num único marcador chamado “ARQUIVO” e utilizar apenas o sistema de filtros do Google funciona muito bem também.

Para entender mais sobre filtros você pode tirar as dúvidas no próprio site da Google.

E aí ? Não vale a pena fazer a experiência de não ter mais a caixa de entrada lotada e tentar manter a mente clara como água ? A experiência pra mim foi muito válida, incrivelmente me senti muito melhor após aplicar o Inbox Zero, é você ? Me conta nos comentários !!!