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Evernote para mães

Evernote para mães

Você  é mãe, esposa, empreendedora ou funcionária de uma empresa, em período integral ou não ?

Muitas vezes se organizar numa rotina complicada e com tantas tarefas te deixa estressada ?

Você costuma esquecer documentos, consultas médicas e datas de vacinação de seus filhos ? Trabalhos escolares ou mesmo datas de prova e trabalhos ?

Então esse post é para você !

Você deve estar se perguntando : “Mas uma ferramenta digital pode me ajudar, mesmo eu sendo mãe em horário integral ? ”  A resposta é SIM !

Você pode se organizar e organizar a rotina dos seus filhos utilizando uma ferramenta chamada Evernote.

O  Evernote  é um aplicativo para celular, tablet ou PC de captura de idéias e referências. Nele você pode guardar praticamente tudo. Com buscas poderosas como a funcionalidade de buscar um texto numa imagem, é uma das ferramentas mais adaptáveis a qualquer metodologia de organização pessoal.

Mas como o Evernote pode te ajudar com o dia a dia de mãe ?

Pensa num aplicativo que faz a função de extensão da sua memória. Um local onde se pode guardar tudo, online, podendo ser consultado em qualquer momento, em qualquer lugar, para que a sua cabeça fique livre para que você possa fazer suas atividades tranquila, sabendo que tudo está guardado e que você será lembrada no momento certo quando deverá ter contato com essa informação novamente.

Bem, chega de falar das maravilhas que o Evernote pode fazer por nós e vamos para a prática.

Eu dividi os tópicos por utilidade. Essa é a forma como eu me organizo, mas você pode adaptar para a sua rotina. Caso você seja um iniciante no Evernote sugiro ler o post Conhecendo o Evernote onde dou uma noção básica do que é a ferramenta, mas se tiver interesse em se aprofundar, vale a pena dar uma olhada no livro do Vladimir Campos, especialista em Evernote : Organizando a vida com o Evernote.

Guardar fotos importantes

Você pode criar um caderno ou etiqueta com o nome “Fotos” e ir colocando todas as fotos que estão no seu PC e mesmo no celular compartilhando a imagem para o aplicativo do Evernote. A Vantagem é que no Evernote você não tem limite de armazenamento como outros serviços de armazenamento como Dropbox ou Google Drive. E você pode ver um preview da foto a direita da nota, isso facilita bastante quando estiver procurando uma foto em especial. Você pode inclusive escrever alguma coisa na nota, algo que queira para marcar o momento ou dar referência do dia, hora e local onde a foto foi tirada.

Depositar documentos e recibos

Eu utilizo muito essa funcionalidade. Hoje em dia apenas os documentos pessoais e documentos que não podem ficar só digitalizados é que são armazenados em pastas físicas. Isso me ajudou muito por conta do espaço que tenho para armazenar as coisas em minha casa. Hoje eu simplesmente digitalizo tudo, de notas fiscais até recibos de consultas. E digitalizo pelo celular mesmo, nem é necessário ter um scanner. O Evernote tem a opção de se criar uma nota do tipo “câmera”, que abre a câmera do seu celular e após tirar a foto ainda tem uma funcionalidade que coloca a foto de forma legível, basta colocar em um fundo contrastante. É super útil digitalizar as carteiras dos planos de saúde das crianças por exemplo, e colocar no Evernote com uma etiqueta para cada um. Assim se for pego desprevenida na rua e precisar da carteirinha só olhar no Evernote. Isso já me quebrou muitos galhos quando eu esquecia uma carteirinha em casa, foi só passar o número para a atendente e o atendimento era liberado.

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Controlar consultas médicas e medicamentos/exames prescritos

Eu controlo as consultas médicas das crianças da seguinte forma: Ao marcar a consulta eu crio uma nota com data e hora, um lembrete. Isso é opcional se você já usa um aplicativo de agenda interligado ao Evernote como o Google Calendar e o Sunrise Calendar, por exemplo. Se for o seu caso apenas crie a nota com o título : “Consulta do XXXXXXX com o Pediatra no dia XX/XX/XXXX”.
Você pode colocar nessa nota tudo que foi dito pela pediatra como orientações, etc. Pode digitalizar a receita com medicamentos para se lembrar qual o tratamento dado e até anexar o recibo da consulta digitalizado. Outra coisa muito útil é deixar agendado um lembrete para as próximas consultas e aproveitar o espaço da nota para escrever alguma referência para a próxima consulta, como resultado de um exame solicitado, por exemplo. Crie uma nota com um checklist de todos os exames a serem feitos e crie lembretes com as datas. Caso um exame necessite de uma preparação específica você pode escrever na nota assim consegue se programar. Você também pode enviar os laudos em PDF para o Evernote ou digitalizar os laudos de todos os exames e guardar no Evernote mantendo um histórico anual. Isso é bem interessante porque você pode montar um histórico da sua saúde ou de seus filhos, tudo num só lugar, rápido e prático. Os medicamentos prescritos podem ser colocados numa tabela, com horário e dosagem e para cada medicamento pode ser criado um lembrete para que um remédio nunca mais seja esquecido.

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Controlar as vacinas das crianças

Outra funcionalidade que eu acho mega interessante é digitalizar a carteira de vacinação das crianças. Assim se precisar consultar fica mais fácil. É super útil também colocar lembretes para as vacinas que forem vencendo, assim você será avisado com antecedência quando uma vacina estiver próxima de vencer e reduzir o risco de atrasar alguma dose. Você também pode colocar lembretes para as vacinas sazonais como a gripe por exemplo, que deve ser tomada todo ano, assim você se antecipa e não enfrenta as filas quilométricas nas clínicas de vacinação.

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Guardar sua lista de compras mensais / semanais

Eu costumo colocar minha lista de compras de supermercado e hortifruti no Evernote. Fica fácil para alterar e compartilhar a nota com o meu marido (ele também usa o Evernote). Colocando em forma de checklist você pode inclusive ir marcando dentro do mercado os itens que já estão no carrinho.

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Armazenar contas a serem pagas

Suas contas a pagar e comprovantes de contas pagas também podem ficar no Evernote. Para quê acumular um monte de papéis numa era digital ? Precisamos aprender a usar a tecnologia a nosso favor. Digitalizar as contas e colocar lembretes, além de permitir que uma conta nunca mais seja esquecida, facilita o pagamento, pois mesmo sem a conta em mãos você pode usar a conta digitalizada para pagar via celular mesmo onde você estiver. Guardar as contas pagas te livra de ter que ter pastas e mais pastas com os comprovantes das contas.Lembre-se : se precisar você pode tirar uma segunda via pela internet, então para quê guardar tanto papel ????

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Acompanhar a vida escolar de seus filhos

Eu acompanho a vida escolar dos meus filhos pelo Evernote. Eu criei uma etiqueta para cada um deles e uso um caderno que chamo de “Referência Geral” (eu utilizo um método de organização chamado GTD). Nesse caderno de Referência está a minha vida inteira ! 🙂
Com as etiquetas definidas, é só procurar pelo nome de cada filho e ver a nota que se trata. Você pode utilizar filtros que o Evernote tem para encontrar qualquer coisa, pode combinar palavras e etiquetas.
Mas o que guardar ? Circulares, boletins, trabalhos, rascunhos de trabalhos, calendário de rotina escolar, boletos de pagamento, lembretes de compra de material extra, etc.
Você pode até compartilhar com seus filhos as notas de trabalhos por exemplo. Eu estou ensinando meu filho do meio a utilizar o Evernote. E compartilho notas com ele sempre que necessário. É um meio rápido de comunicação entre você e seu filho (se você trabalha fora como eu) e bem prático também.

A lista de compras do material escolar pode ser guardada no evernote também. Ao efetuar a matrícula, eu costumo digitalizar os contratos e listas de material das crianças, colocando lembretes para o dia de entrega. Isso facilita muito porque quando estou na rua realizando as compras não preciso carregar um papel. Vou olhando o arquivo digitalizado no celular mesmo. Se tiver tempo você pode também passar tudo para uma checklist e ir marcando como concluído cada item da lista é super pratico e eficiente.

Você pode inclusive deixar um lembrete para providenciar documentos e um lembrete com a data do dia de fazer a matrícula, pode digitalizar inclusive o contrato assinado e outros documentos que achar interessante guardar.

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Armazenar checklists de tarefas com lembretes

Você pode colocar simplesmente qualquer tipo de checklist no Evernote. Checklist de limpeza da casa, rotina diária das crianças, etc. O legal dos checklists no Evernote é que você pode marcar cada tarefa como concluída. O Evernote tem um objeto gráfico (checkbox) que indica que o texto é uma tarefa de um checklist e você marcar/desmarcar a tarefa e quando quiser visualizar o que ainda não foi feito, filtrar através do comando de pesquisa : todo:false. Esse comando procura todas as notas cujo o marcador está desmarcado.

Ter um local central para capturar tudo que vem a sua cabeça

Lembrou-se de algo para semana que vem ? Um item a comprar, um material escolar que deve ser comprado, uma telefonema para dar ? É só abrir uma nota pelo celular mesmo, capturar tudo que vier a cabeça e colocar lembretes (se você não tiver uma rotina de processamento diário) para depois retornar aquela nota.

 

Existem inúmeras aplicações para o Evernote, te mostrei apenas algumas delas.

Você pode ser uma mãe moderna “sem fio” e aproveitar todo o benefício que a tecnologia pode te dar. Não digo isso por ser uma profissional de TI. O Evernote é muito intuitivo, qualquer pessoa consegue utilizá-lo, basta querer perder um tempo na adaptação e criar o hábito de não viver mais sem ele.

Então o que acha de experimentar ? Posso garantir que você não vai se arrepender !

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Como criar o hábito da organização

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Se criar um novo hábito já não é tão simples para algumas pessoas, imagina criar o hábito de ser organizado ?

Ás vezes a nossa desorganização pode ser patológica (se possuir algum transtorno como Déficit de Atenção por exemplo) ou a própria desorganização virou um hábito que você mantém há muito tempo, seja por falta de tempo, seja porque tem alguém que arrume para você ou mesmo porque você não vê muita vantagem ou acha chato manter uma vida mais organizada.

Eu falei recentemente sobre os Benefícios de uma vida organizada, eu poderia citar inúmeros, mas me prenderei a criação do hábito em si.

Criar um hábito não é fácil, é preciso ser persistente. O nosso cérebro precisa de um tempo para se habituar com uma ação e colocá-la no automático.

Sabemos que uma atividade passa a ser um hábito quando seu cérebro acostuma a fazer tal coisa, a ponto de permitir gastar aquela energia ao invés de resistir, quando essa atividade passa a ser realizada praticamente no piloto automático um hábito é criado.

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imagem: internet

Em Casa

Para começar a criar o hábito da organização podemos começar 15 minutos por dia destralhando/organizando um determinado cômodo da casa. Se todos os dias você se programar para gastar ao menos 15 minutos com essa tarefa, ao final da semana ao menos alguma coisa estará organizada.

Os itens em papel que não podem ser jogados fora procure guardar sempre no mesmo lugar categorizando em : documentos pessoais como certidões, carteiras de vacina, xerox de documentos de identificação, carteira de trabalho, passaporte, etc. Todos juntos com uma etiqueta escrita “Documentos Pessoais”. Contratos, históricos escolares, etc. podem ficar numa outra pasta. Contas Pagas e contas a pagar também, cada uma em sua pasta. Não caia na tentação de pegar uma conta e por preguiça não guardar no local correto. Você corre o risco de não pagá-la por que treinou seu cérebro a procurar sempre no mesmo lugar.

Tenha um local para pendurar suas chaves e recados telefônicos. Fica mais fácil e organizado de se encontrar se todas as chaves estiverem juntas , de preferência próximo a porta onde fica fácil retirar e colocar novamente.

Mantenha uma lista dos itens de mercado comprados no mês e vá marcando conforme forem acabando. Assim você sabe de forma rápida o que precisa comprar e o que ainda não acabou quando for ao supermercado.

Procure setorizar os itens na sua cozinha. Panelas somente com panelas, potes de plástico juntos, temperos todos no mesmo lugar, grãos sempre em potes Transparentes que facilita na procura.

Mantenha os compromissos escolares das crianças como eventos, provas e feriados escolares num calendário que possa sempre ser visto ou mesmo na sua própria agenda, assim você se programa com antecedência e não é pega de surpresa.

Procure sempre consultar a agenda um dia antes e ver seus compromissos do dia seguinte.

Ganha-se tempo se você já deixar separada a roupa que será colocada no dia seguinte. Poupa tempo e paciência !

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imagem : viverdeblog.com

No Trabalho

Mantenha uma rotina de leitura diária de e-mails. Como eu utilizo o GTD, me programo para todos os dias às 08:00 executar o processamento das minhas caixas de entrada do dia anterior (e-mails, inbox do Evernote, notas do Google Keep). Utilizo os 5 passos do GTD e coloco cada item processado onde deve estar. Algumas pessoas fazem o processamento ao final do dia. Para mim fica melhor 3 vezes ao dia, mas faça como funcionar melhor para você.

Revise a sua lista de tarefas e a agenda de compromissos diariamente. Veja se haverá algum tempo livre para uma ação da sua lista de de Próximas Ações.

Ao chegar no trabalho olhe para sua mesa. Há algo que possa ser arrumado ? Sua mesa está limpa, papéis guardados ? O que pode ser melhorado. Existe algo a Capturar ? Faça logo que chegar, assim não ficará empurrando para depois.

No seu PC/Notebook procure deixar sua área de trabalho sem muitos ícones. Além de visualmente poluído esse hábito deixa seu sistema operacional lento. Organize suas pastas por conteúdo, data e outras classificações que julgar necessárias. Fica mais fácil de encontrar alguma coisa quando você precisar.

Finanças

Mantenha suas finanças sobre controle. Tenha uma planilha de planejamento financeiro e alimente-a no mínimo semanalmente.

Lembre-se também de anotar todos os gastos arbitrários. Para controlar melhor seus gastos é preciso que saiba com o que se está gastando e como se pode diminuir despesas e desperdícios.

Capture

Capture tudo que prende a sua atenção. Teve uma idéia, anote. Lembrou de um compromisso, anote. Procure ter o hábito de andar sempre com um meio físico ou digital para anotar essas capturas e depois ao final do dia processe tudo que foi capturado, analisando onde cada item se encaixa.

Funciona bem comigo usar o Evernote ou mesmo o Google Keep que é mais rápido. Crio diversas notas e quando vou fazer meu processamento diário eu analiso o que fazer com cada coisa, conforme os passos do GTD. Se você ainda não conhece o GTD recomendo ler o post GTD – Getting Things Done.

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imagem: internet

Gatilhos

Para criar hábitos muitas vezes precisamos usar de artíficios que nos lembrem que devemos tomar uma ou outra atitude. Esses artíficios podemos chamar de gatilhos mentais.

Por exemplo, para não esquecer de ler e responder seus emails, associe ele com o ato de tomar um café pela manhã. Escolha uma música para estudar e sempre use a mesma, ou até mesmo, organize sua rotina para que tarefas mais fáceis sirvam de porta de entrada para tarefas mais longas.

Eu criei a minha rotina colocando o gatilho de que sempre ao ligar o computador ler a lista de tarefas do dia e da manhã. Esse gatilho de mostra que tenho que organizar as tarefas do dia e é o que eu faço sempre logo após checar a minha lista de tarefas. Como eu faço isso logo ao ligar o computador, todos os dias, no mesmo horário, meu cérebro já se acostumou então intuitivamente eu não começo o meu dia sem o hábito de ler meus e-mails, entendem como funciona ?

Como eu disse no post 10 passos para se criar um novo hábito, é preciso persistir por ao menos 21 dias executando a mesma ação para que seu cérebro se adapte e incorpore a rotina e o ideal é que se adquira no máximo dois hábitos por vez.

E aí ? Está disposto (a) a incorporar o hábito da organização na sua vida ? Posso garantir que alivia e muito o estresse do dia a dia ! Vamos tentar ?

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Conhecendo o Evernote

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Muitas pessoas podem pensar que o Evernote é mais um daqueles aplicativos de Bloco de Notas que a gente baixa no celular e anota alguns lembretes ou notas rápidas quando precisamos anotar algo na rua. Mas esse aplicativo simples é muito, muito poderoso.
A magia do Evernote é que ele é um aplicativo onde você pode adicionar tudo, a partir de notas digitadas, documentos digitalizados, fotos e até gravações de aúdio. Depois você consegue encontrar tudo o que precisa de forma rápida e muito simples, em segundos, em qualquer lugar. O Evernote possui funções de pesquisa que vai deixar você encontrar qualquer item adicionado, não importa quão desorganizado você seja.E tudo isso de qualquer um dos seus dispositivos (pc, celular ou tablet),de forma gratuita, para que você realmente nunca se esqueça de nada.Esse é o poder do Evernote.

Neste post vou dar algumas noções básicas de como usar o Evernote e falar um pouco do Web Clipper e suas maravilhas.

Afinal o que é o Evernote ?

O Evernote é um aplicativo de notas criado ajudá-lo a manter-se organizado, que vai muito além do que normalmente pensamos para um bloco de notas. Você pode adicionar texto, imagens, áudio, documentos digitalizados, arquivos e muito mais para o seu Evernote, sincronizar tudo em todos os seus dispositivos e rapidamente encontrar com a pesquisa poderosa que pode até mesmo reconhecer um texto dentro de seus arquivos de imagens ou PDFs.
Muitos usuários se referem a Evernote como seu “cérebro externo”, armazenando qualquer coisa e tudo em um único local facilmente pesquisável. É o que ocorre comigo. Desde que comecei a utilizar o Evernote ele virou minha grande referência para tudo. Desde idéias e pensamentos a documentos importantes que são digitalizados e que estão sempre a mão quando preciso. Você pode adicionar qualquer coisa que você queira no Evernote, a partir de qualquer um dos seus dispositivos e ter a certeza de que você será capaz de encontrá-lo novamente, em segundos, de qualquer lugar.
O Evernote irá liberar sua mente, assim você não precisa lembrar de tudo o tempo todo.
É o aplicativo para quem já se perguntou “onde eu vou pôr isso?”. Você nunca vai ter que fazer essa pergunta novamente se guardar tudo que capturar no seu dia a dia para Evernote.

Primeiros Passos

O Evernote possui versões para diversas plataformas : Windows, Android, Mac, iOs. Você pode utilizá-lo via web também. Primeiro você precisa baixar o Evernote para o seu dispositivo e criar uma conta gratuita. Como mencionado antes, Evernote é um serviço gratuito mas também tem uma opção de conta Premium que é paga e que lhe permite enviar mais dados a cada mês e adiciona alguns recursos extras também. Mas a versão gratuita funciona muito bem, você não vai precisar se preocupar com isso.

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Bem-vindo ao Evernote!

Uma vez que você se inscreveu, você será presenteado com a tela principal Evernote. Aqui, você pode acessar todos os recursos Evernote tem para oferecer e configurar atalhos para as suas notas mais usadas, cadernos e etiquetas.
Clicando em “Nova Nota” você escreve uma nota, cria uma lista de coisas a fazer, captura uma fotografia, grava áudio, armazena documentos no Evernote e muito mais além.
Vamos dizer que eu estou escrevendo um artigo sobre a Apple, por exemplo.
Meu primeiro passo é a investigação da empresa e anotar informações referentes a meu artigo. Para fazer isso, eu vou começar uma nova nota e digitar a informação que eu descobri sobre a Apple online. Com Evernote, eu sou capaz de salvar cada trecho de informação que eu for encontrando e agrupar pelo assunto, marcando as notas com o assunto no qual estou escrevendo.

Etiquetas

A Marcação de uma nota é uma maneira simples para categorizar suas notas por tópico, então você pode facilmente encontrar todas as notas relacionadas com uma simples pesquisa.
Mas se o Evernote procura textos dentro das notas e arquivos, porque eu preciso criar Etiquetas ? Etiquetas são uma ótima maneira de começar rapidamente a ser um pouco mais organizado. Para minha pesquisa sobre a Apple por exemplo, eu poderia talvez adicionar uma etiqueta “Empresas” para que eu possa facilmente encontrar todas as minhas pesquisas sobre “Empresas” em um só lugar. Ou mesmo criar uma etiqueta “Apple” que me levará diretamente para todas as notas que contiverem a palavra “Apple”.

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Cadernos

Você também pode salvar suas anotações em cadernos específicos.

Um Caderno é um agrupamento físico para as notas. Você pode se perguntar, mas seu agrupar por Cadernos, para quê criar etiquetas ? Simples, você pode agrupar suas notas em cadernos conforme seu padrão de organização e ter uma nota que pertença ao caderno mas tenha diversas etiquetas porque poderá visualizar dentro de um determinado contexto.
Por exemplo, como eu procuro seguir a metodologia do GTD, na minha organização no Evernote eu possuo apenas 3 cadernos :

– Entrada
– Processadas
– Referência Geral

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No Caderno Referência Geral eu coloco todas os itens que não demandam ação no meu sistema de organização, como contas pagas por exemplo. Assim como artigos para ler e idéias para posts do Blog. Eu posso por exemplo ter uma nota que apesar de estar na Referência Geral, possui as etiquetas “Artigos para Ler” e “Marketing Digital”.
Assim consigo achar tanto se estiver procurando um artigo para ler ou se quero ler um artigo sobre Marketing digital.
Você pode compartilhar suas notas com outros usuários do Evernote ou mesmo enviar uma nota por e-mail. Também pode compartilhar um caderno inteiro com outro usuário Evernote que passará a ter acesso as notas que forem adicionadas no Caderno compartilhado automaticamente.
Sua estrutura de Cadernos pode ser criada como você quiser ! Essa é a beleza do Evernote. Você pode se organizar como quiser ! Pode deixar tudo no caderno Inbox mesmo e só trabalhar com as etiquetas ! O importante é ter um sistema que faça sentido para você.

O Evernote Web Clipper

O Evernote Web clipper é uma ferramenta poderosa. É um aplicativo de captura online que interligado ao Evernote, captura tudo que te interessa na internet e joga direto para o Evernote. Otimizado para Safari, Google Chrome e Opera, o Evernote Web Clipper pode juntar artigos interessantes, documentos PDF e mensagens de e-mail importantes, bem como marcar e capturar telas de qualquer página da web que você deseja.

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Você pode salvar a página inteira ou apenas a parte do site que é importante para você.

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Basta selecionar uma opção do Clipper, em seguida, adicionar tags ou notas adicionais para o recorte e escolher um caderno para salvá-lo e em seguida, clique em Salvar para enviar para o Evernote. Páginas da web também pode ser anotadas usando uma variedade de ferramentas de mark-up incluídos dentro do Clipper. Então você pode salvar a página marcada ou compartilhá-lo via e-mail ou em rede social.
Melhor de tudo é que cada página da Web que você clipa ou anota podem ser marcadas e organizadas exatamente da mesma forma que qualquer outra nota Evernote. Da próxima vez que você abrir o aplicativo Evernote, você verá tudo o que você salvou da internet, bem ali, prontos para ler e pesquisar sem ter que procurá-lo online novamente.

Ferramentas de mark-up do Web Clipper

Há uma ferramenta incrível extra no Web Clipper: a integração de pesquisa do Google.
Abra as configurações Evernote Web Clipper em seu navegador e você encontrará uma opção para habilitar a pesquisa Evernote em sua busca Google. Ligue essa opção e da próxima vez que procurar alguma coisa online, o Evernote também irá procurar por suas notas e sites que você já salvou. Isso provavelmente vai ajudá-lo a encontrar melhor a informação que você já salvou, em um clique, em vez de ter de repetir sua pesquisa internet novamente.

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O Evernote tem capacidades de busca poderosas para ajudá-lo a encontrar exatamente o que você está procurando. Além disso, o Evernote pode reconhecer e procurar texto dentro de uma imagem, o que é especialmente útil se você fotografar regularmente recibos de envio ou outros documentos contendo texto e gostaria de localizá-los com rapidez e eficiência.
Você pode simplesmente digitar o texto que deseja procurar e Evernote vai fazer um trabalho muito bom em encontrar o que você está procurando.

Hoje eu te dei uma noção geral de como funciona o Evernote e como ele pode te ajudar a se organizar melhor. Pretendo fazer alguns vídeos e webinars ensinando melhor como usar essa ferramenta tão útil e poderosa e dar dicas de como utilizá-la para organizar o seu dia a dia.

Não há mais desculpa para não se organizar. Depois de toda essa explicação, tá esperando o quê para baixar o Evernote e começar agora mesmo ?

Mais sobre o Evernote você encontra no Blog em Português : https://evernote.com/intl/pt-br/blog

Se tiver alguma dúvida, só falar !