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Kanban Pessoal : como visualizar suas tarefas e ser mais produtivo

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Produtividade é um assunto eternamente discutido. Diversos são os métodos criados para aumentá-la e para auxiliar na gestão do nosso tempo. Seja em projetos profissionais, seja na vida pessoal. Na constante busca por produtividade e agilidade encontramos o que chamamos de métodos ágeis. Os métodos ágeis nasceram primeiramente para auxiliar no desenvolvimento de software, mas hoje podem ser aplicados a qualquer tipo de projeto, inclusive pessoais.

Os métodos ágeis tem como objetivo entregar um produto em menor tempo e com alta qualidade. Como ? Com entregas pequenas e frequentes. É uma filosofia de trabalho que visa uma maior interação da equipe, auto-organização, comunicação frequente, foco no cliente e a entrega de valor.

Mas o que métodos ágeis tem haver com o Kanban? Bem, dentro dessa filosofia de maior produtividade em menor tempo e com mais qualidade, temos o método Kanban.

O método Kanban é um método ágil de gerenciamento de projetos criado por Taiichi Ohno (engenheiro da Toyota) quando ao visitar um supermercado local na América percebeu que as prateleiras estavam abastecidas e que ao invés do mercado estocar grandes quantidades de produtos, eles possuiam apenas a quantidade normalmente vendida. O que fez ele ter uma sacada que mais tarde ele levou para sua fábrica : apenas produzir o que o mercado procura. Ele passou a produzir carros sob demanda, pequenas entregas, porém constantes. Para auxiliar nesse trabalho ele passou a utilizar um quadro de tarefas que mostrava o fluxo de trabalho de seus funcionários, assim ele poderia saber quais tarefas já estavam concluídas e quais ainda necessitavam ser feitas.

Com o método Kanban as tarefas passaram a ser executadas mais rapidamente e não necessitavam de tantos gerentes para controlar a produtividade da equipe, apenas olhando-se o quadro podia-se ter noção de como andava o trabalho.

Kanban é um termo de origem Japonese e significa literalmente “cartão” ou “sinalização”. Este é um conceito relacionado com a utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série.

O método Kanban Pessoal se inspirou no método Kanban criado por Ohno. É uma versão mais simples do Kanban tradicional, que podemos utilizar no nosso dia a dia para organizar nossas tarefas. Foi adaptado em 2011 por Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry.

O Kanban Pessoal possui apenas duas regras : visualize seu trabalho e limite o trabalho em andamento.

Visualize seu trabalho

O Kanban Pessoal propõe que devemos estar constantemente visualizando nossas tarefas, dividas em 3 fases :

  • Tarefas Pendentes
  • Tarefas em andamento
  • Tarefas concluídas

Colocar as tarefas desta forma nos ajuda a ter uma visão geral do nosso sistema, isso além de nos organizar melhor, deixa a nossa mente mais livre, com menos coisas a serem pensadas. Pensando em menos
pendências podemos nos concentrar melhor nas tarefas em andamento, consequentemente conseguimos ter mais foco e mais produtividade.

Visualizar as tarefas em andamento nos dá uma noção de como anda o fluxo de trabalho, prevenindo futuramente uma sobrecarga de tarefas ou deixar de realizar algo importante por falta de planejamento adequado.

Visualizar as tarefas concluídas é um importante motivador ! Nos dá um sentimento de tranquilidade e alegria de ver que tudo está fluindo como planejamos, não tem nada melhor né ?

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imagem: wikipédia

Limite o trabalho em andamento

Limitar o trabalho em andamento significa não pegar mais tarefas do que se pode lidar em um determinado momento. É importante ter foco nas entregas, nas prioridades e colocar numa fila o restante. Não dá para fazer tudo ao mesmo tempo. Quando fazemos tudo ao mesmo tempo corremos o risco de não fazer da forma correta. Selecione um número ótimo de tarefas para estarem em andamento. Você precisa analisar com quantas tarefas consegue se engajar e ainda ser produtivo. No livro Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life , Berson e Barry sugerem engajar-se em apenas 3 tarefas por ciclo.

Afinal, como colocar em prática o Kanban ?

Para colocar em prática, devemos criar um quadro, dividido em três colunas : ToDo, Doing e Done. Em Português : “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito”.

Você pode criar o seu kanban num quadro branco e utilizar post-its coloridos para as tarefas.

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imagem: ludihonorato.com

Comece escrevendo as tarefas pendentes em post-its e posicionando no quadro na coluna “A Fazer”. O mesmo para que o está em andamento na coluna “Fazendo”. Coloque tudo que vier a sua mente e que esteja despertando a sua atenção no momento. Todas as tarefas, desde telefonemas até projetos grandes como viagens de férias. As subtarefas também devem ser colocadas, não esqueça nada.

Se fôssemos utilizar o GTD com o Kanban eu diria que na coluna a Fazer seriam os seus projetos e na coluna em andamento as suas próximas ações. Procure limitar aqui a coluna “Fazendo” a 3 tarefas. O restante pode ser colocado na coluna “A Fazer”.

Utilize post-its de cores diferentes para contextos diferentes ou para representar prioridades diferentes. Se formos novamente pelo GTD (ele não sai da minha cabeça), temos próximas ações que acontecem em contextos específicos, como por exemplo, @telefone quando for uma ligação, ou @casa quando a tarefa se puder ser feita em casa. Se colocar cores por contexto você olhando rapidamente consegue ter uma noção da organização do seu dia por contextos, fica bem interessante.

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imagem: leankit.com

Em seguida, analise a real necessidade de fazer todas essas tarefas. Busque limitar a quantidade de tarefas que ainda devem ser feitas. Isso facilitará a tomada de decisões daqui para frente e consequentemente otimizará o seu fluxo de trabalho.

Seria ideal determinar 3 tarefas a serem finalizadas até o final do dia e colocar na coluna “Fazendo” e mais 3 tarefas que podem ou não serem concluídas na coluna “A Fazer”.

Adaptando o Kanban Pessoal a sua realidade

Você pode adaptar o Kanban como achar melhor, você pode modificar como achar mais funcional para a sua vida. Uma modificação interessante é inserir uma coluna chamada “Hoje” . Assim você pode colocar nela tarefas que necessitam ser finalizadas hoje.

Você também pode criar uma coluna “Aguardando Resposta” quando tiver projetos que foram delegados ou quando suas próximas ações dependerem de terceiros.

Ferramentas

Você não precisa de um quadro branco físico para implementar o Kanban se você gostar de tecnologia. Existe meios digitais que podem ser utilizados para este fim.

Alguns aplicativos permitem a utilização de Kanban pessoal como Trello, KanbamFlow, Meister Task. Algumas delas como o Trello e o Meister Task permitem que você coloque informações de suporte sobre as tarefas como imagens, links, arquivos e permitem ainda criar checklists dentro de cada “cartão”, vale a pena dar uma olhada.

Eu utilizo o Meister Task para meus projetos, mas já usei o Trello também. O Meister Task visualmente me agrada mais porém os dois são bem parecidos.

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Exemplo de kanban feito no Trello para lista de livros para ler

Existem também integrações entre vários aplicativos, como o Todoist e o Trello por exemplo. Você pode inserir uma nova tarefa via Todoist ou no Evernote e a tarefa aparece no projeto no Trello, via IFTTT mas isso é assunto para outro post !

O Kanban é um excelente método de gerenciamento de projetos, vale a pena começar a utilizá-lo. Você verá que ficará mais fácil visualizar suas tarefas e projetos e se tornará mais fácil controlar a execução e o planejamento das mesmas.

Comece hoje mesmo ! Depois dá uma passadinha aqui para me contar ! Vou adorar saber como vc se organiza !

Para mais informações sobre o Kanban, aconselho a leitura do livro Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life de Jim Benson and Tonianne DeMaria Barry, mas ainda não achei uma versão em Português.

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2 Comments

  • Reply
    Luís Alfredo
    13 de novembro de 2016 at 9:02 AM

    O q a motivou a mudar do Trello para o meistertask? Vou adotar um deles para minha organização pessoal e para gerenciar projetos na minha empresa é estou com dúvidas sobre qual adotar… Os dois parecem ser muito bons.

    • Reply
      Ana Delduque
      11 de dezembro de 2016 at 8:43 AM

      Sim ambos são ótimos mas a interface do Meistertask me agradou mais, ainda que parecidos me agradou mais. Acho que todos os dois são ótimos e o Trello tem muitos plugins o que para a sua empresa pode ser um diferencial. Desculpe a demora na resposta estive off devido a problemas de saúde, estou voltando a escrever agora. Espero ter ajudado ainda, abraços.

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