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Como chegar ao Inbox Zero

zero-inbox

Hoje gostaria de contar sobre como consegui chegar no Inbox Zero.

O Inbox zero é um dos itens que se fala muito em organização pessoal, seje em GTD seja em outros métodos de organização.

Ele consiste em manter a sua caixa de entrada sempre vazia. Isso não quer dizer que você vai sair excluindo tudo que já recebeu, mas é uma proposta de organizar seus emails de uma forma que consiga encontrar aquilo que precisa e não ter aquela lista interminável de coisas para ler ou encontrar.

Você pode implementar o Inbox Zero nos seus e-mails pessoais e profissionais.

O David Allen (GTD) propõe como método de processar a coleta diária dos e-mails separando aqueles que demandaram alguma ação, seja responder ou mesmo ler depois com calma ou mesmo sendo ação de um projeto ou tarefa a ser realizada na sua lista de próximas ações, daqueles que foram lidos mas necessitam ser guardados por algum motivo.

Então considerando meus estudos de GTD organizei minha caixa de entrada da seguinte forma :

1. Criei Caixas prioritárias conforme as orientações do David Allen :

– IMPORTANTES E NÃO LIDOS
– AÇÕES A TOMAR
– A RESPONDER
– TODOS OS DEMAIS

Para configurar a caixa de entrada desta forma você precisa seguir os passos abaixo :

1.1. Entrar em Configurações.
1.2. Selecionar a aba Caixa de Entrada.
1.3. Selecionar Tipo de Caixa de Entrada como caixa de entrada : Caixa Prioritária
1.4. Selecionar nas Seções da Caixa de Entrada as 3 seções desejadas, o restante irá para TODOS OS DEMAIS.

Inbox_zero 1. E criei um sistema de arquivamento que é o seguinte :

ARQUIVO_YYYY -> Aqui eu coloquei todos os e-mails arquivos por ano. Isso é muito tranquilo de fazer até para o passado. Eu utilizo o Gmail então foi só filtrar por ano e depois aplicar o marcado do ano correspondente. Para filtrar você pode não precisa ficar lendo e-mail por e-mail, é rápido e prático utilizar filtros por remetente (from: ), assunto ou mesmo por data (before:, after: ) conforme abaixo.

Inbox_zero2

APRENDIZADO – onde coloquei todos os e-mails referentes a treinamentos e artigos que gosto de ler
COMPRAS EFETUADAS – onde coloquei todos os comprovantes e pedidos de compras que fiz
PESSOAL – onde coloquei e-mails pessoais

Você pode criar esses marcadores com todas as áreas que necessitar e que sejam fáceis de serem buscadas, mas se quiser jogar tudo num único marcador chamado “ARQUIVO” e utilizar apenas o sistema de filtros do Google funciona muito bem também.

Para entender mais sobre filtros você pode tirar as dúvidas no próprio site da Google.

E aí ? Não vale a pena fazer a experiência de não ter mais a caixa de entrada lotada e tentar manter a mente clara como água ? A experiência pra mim foi muito válida, incrivelmente me senti muito melhor após aplicar o Inbox Zero, é você ? Me conta nos comentários !!!

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