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Como lidar com as interrupções

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Uma das coisas que costuma atrapalhar muito o nosso dia a dia são as interrupções. Digo isso com propriedade, já que sendo mãe de 2 adolescentes e uma criança de 5 anos isso acontece muito comigo.

Muitas vezes nos planejamos para finalizar tarefas ou para tirar uma noite para estudar e acabamos procrastinando tarefas pois ao sermos interrompidos paramos um raciocínio ou no meu caso, acabamos ficando estressados e desistimos e abandonamos a tarefa deixando para o dia seguinte. E nessa de sempre deixar para o dia seguinte vamos adiando tarefas e decisões e ficando frustrados vendo que nosso planejamento não está funcionando.

Mas como lidar com as interrupções afinal ?

Lidando com as interrupções do dia a dia

Podemos lidar com diversos tipos de interrupções no nosso dia a dia. Interrupções em casa ou mesmo no trabalho. Seja um filho querendo atenção ou mesmo um colega de trabalho que interrompe um raciocínio para pedir algo ou conversar. Ou mesmo as interrupções que nós mesmos causamos quando paramos para olhar o whatsapp ou responder a um recado em rede social.

Interrupções no lar

É preciso que seja analisada a natureza da interrupção. Se seu filho está te pedindo atenção e você já teve seu tempo só para ele (quero muito escrever sobre o tempo que passamos com nossos filhos pois é preciso que nos planejemos para estar com eles com qualidade) analise a natureza do pedido. Se um dos cônjuges estiver em casa e outro estiver executando tarefas sejam elas tarefas do lar ou profissionais (estudo, home office, etc.) é necessário que o outro cônjuge dê um apoio atendendo ao pedido da criança. É preciso que fique bem claro que não estou dizendo que a interrupção de seus filhos não deva receber a atenção devida, mas sabemos que muitas vezes apesar de darmos tempo de qualidade e de termos feito toda a nossa rotina diária de mãe (ou de pai) eles continuam interrompendo o tempo todo. Nesses casos, converse com seu filho, explique que há um tempo somente para ele e que aquele momento é seu e que você precisa daquele tempo. Explique os motivos. Por mais pequena que a criança seja, ela vai entendendo com o tempo que todos nós precisamos organizar o tempo que temos.

Uma coisa que funcionava bem pra mim quando eu fazia homeoffice é fechar a porta do quarto e colocar uma plaquinha dizendo : “Em Reunião”. Era o gatilho que eu usava para que eles entendessem que eu precisava de um tempo para trabalhar sem interrupções.

Interrupções no ambiente de trabalho

As interrupções no ambiente de trabalho podem acontecer devido a um colega de trabalho que o para o tempo todo para perguntar algo ou conversar, seja pelas conversas paralelas de outras pessoas ao redor (tem gente que fala alto demais e não percebe que está atrapalhando a concentração de outras pessoas). Isso sem contar muitas vezes telefonemas, e-mails , reuniões sem sentido, etc.

Eu já falei em outro post sobre como se disciplinar para manter seu Inbox Zero e programar os horários para leitura de e-mails sem interromper a todo momento o que está fazendo.

As Reuniões desnecessárias também são formas de interrupção. Devemos sempre questionar a nossa presença em certas reuniões, principalmente se estivermos ocupados. Claro que existem reuniões que não dá para fugir, mas tente fugir daquelas que for possível fugir.

Para não se distrair com as conversas paralelas, meu conselho é utilizar uma música que te ajude a focar no trabalho. Ouvir música no ambiente de trabalho pode mascarar possíveis conversas paralelas, reduzindo assim o número de distrações, e aumentando a produtividade pois pode aumentar a capacidade de reter informações a curto prazo. Caso queria saber mais sobre o assunto sugiro dar uma olhada na pesquisa feita pelo pesquisador Annu Haapakangas e colaboradores no link http://www.icben.org/2008/PDFs/Haapakangas_et_al_Laboratory_study.pdf

Aprenda a dizer NÃO

É preciso de vez em quando dizer NÃO. Os outros não tem como adivinhar que você está ocupado. Tente não se comprometer com mais tarefas do que você pode dar conta. Por melhor profissional que você seja, não é uma atitude produtiva ficar absorvendo tudo que tem pela frente, aprenda a delegar, a dizer não quando necessário.

Não subestime o tempo das interrupções apenas porque alguém disse que é rapinho ! Muitas vezes o outro acho que são apenas 5 minutos, mas esses 5 minutos podem levar 15, 30 minutos. Pode parecer pouco mas imagina várias ligações nesse tempo ao longo do dia, quanto de tempo produtivo será perdido ? Então não fique chateado de dizer NÃO para uma ligação ou uma conversa aparentemente rápida.

Quando tiver que dizer não que tal dar uma alternativa ? Por exemplo. Seu chefe te pediu para executar determinada tarefa mas você está sobrecarregado e diz a ele que não tem como fazer. Ao invés de só dizer o NÃO você pode dar a alternativa indicando alguém que o faça ou propondo uma alteração no cronograma futuro para poder pegar a tarefa. O importante é mostrar que você não disse só NÃO. Você também pensou na solução do problema. Quando alguém já chega com uma solução é muito melhor, não ?

Interrupções digitais / sociais

Algumas das interrupções são causadas por nós mesmos. São as interrupções que eu chamdo de sociais. São interrupções causadas por acesso a rede sociais ou para responder e enviar mensagens para amigos que não tenham uma finalidade produtiva.

Para se proteger dessas interrupções sugiro deixar seu whatsapp no silencioso e desativar todas as notificações do seu smartphone enquanto estiver ocupado.

Existem aplicativos que bloqueiam as redes sociais por períodos de tempo. Isso é interessante para quem se distrai facilmente. Como exemplo de aplicativos temos o RescueTime, Klok, Slife e BitComet.

Procure também fechar todas as abas do seu navegador que não tenham haver com o seu trabalho. Nada de Facebook, e-mails ou páginas de outros blogs abertas. Fique somente com o que está trabalhando aberto. Isso te impede de ter aquela tentação de ficar olhando essas páginas de tempo em tempo.

Conclusão: Procure planejar seu dia contando com algumas interrupções. Não temos como fugir de 100% delas. É legal ao planejar seu dia deixar uma folga de 1 a 2 horas no dia, justamente para se houverem interrupções suas metas do dia não ficarem comprometidas. Procure trabalhar evitando-as mas se prepare para os imprevistos, afinal não somos rôbos e os imprevistos sempre irão acontecer !

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