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Como eu me organizo hoje

como se organizar

Eu comecei a perceber que precisava me organizar quando comecei a esquecer diversos compromissos, deixar de pagar contas e perder prazos. De lá para cá eu comecei um estudo de como eu poderia fazer isso funcionar, quais os métodos que eu iria utilizar e o quanto eu precisaria estudar para conseguir o nível de organização que eu acho aceitável para uma mulher que trabalha fora , possui três filhos e ainda trabalha como artesã nas horas vagas.

O começo foi mega difícil. Busquei freneticamente por informação. Testei um monte de ferramentas até encontrar aquelas que funcionam pra mim.

Nessa busca desenfreada por organização, encontrei as ferramentas perfeitas pra mim (não quer dizer que sejam para você, isso é muito pessoal) e que hoje não consigo viver sem :

Evernote (Referência)
Sunrise Calendar (Agenda)
Todoist (Tarefas, Próximas Ações e Checklists)
Meister Task (Projetos)
Mind Meister (Mapas Mentais)
Google Keep (Captura de idéias)

Basicamente eu procuro seguir o método GTD que estou aprendendo. Considerando o método GTD eu organizei minha vida da seguinte forma :

– Papéis, Contratos e documentos pessoais : coisas que não podem ser jogadas foras ficam em pastas etiquetas, uma pasta para cada pessoa da família (as crianças também tem as delas), uma pasta para diploma, certificados e históricos escolares. Uma pasta para recibos do Imposto de renda, uma pasta para as contas a pagar do mês e uma última pasta para as contas pagas de 2016. Eu não costumo guardar recibos durante 5 anos.Guardo por um ano e depois tudo é digitalizado e vai para o Evernote.

– Circulares Escolares, Visitas ao médicos, Receitas médicas, notas fiscais e tudo mais que não precisa ser guardado fisicamente : é digitalizado e vai para o Evernote. Recebi um papel, digitalizo pelo celular direto para o Evernote e jogo fora. Assim não fico acumulando recibos e papéis que depois não terão mais utilidade.

– Cópias de documentos, carteiras de planos, etc : Coloco tudo no Evernote. Mantenho o original guardado fisicamente, mas tenho tudo digitalizado no Evernote. Esse hábito já me salvou algumas vezes quando esqueci algo mas tinha a mão pelo celular !

– Outros arquivos de referência : Lista de Livros que gostaria de ler, artigos que separo para ler depois, endereços de blogs interessantes, outros itens que eu guardo no meu arquivo de referência ficam no Evernote também.
É também no Evernote que coloco meus arquivos e imagens de suporte a Projetos. Como futuros posts para o Blog e o meu Banco de Idéias para Posts futuros.
Utilizo também o evernote como meio de enviar para o meu filho circulares e a rotina diária dele, além de outros itens que trocamos quando necessário.

Todos os meses, logo no início do mês eu faço o checklist das atividades do mês. Eu faço esse checklist no Evernote e depois eu passo tarefa a tarefa para o projeto chamado Planejamento Mensal que possuo no Todoist. Revejo semanalmente durante a revisão semanal e já vou marcando o que foi concluído.

todoist

Na minha lista de Próximas Ações vão as minhas ações de projetos que podem ser feitas e que não dependem de outras ações para serem executadas. Todo dia eu revejo a lista e procuro por tarefas que poderão ser feitas naquele dia. Quando encontro algo a ser feito eu passo para o Calendário (no meu caso eu uso o sunrise calendar).

Ações que vão ocorrendo no decorrer do dia que não são planejadas vão para a Caixa da Entrada do Todoist para serem processadas depois. Deixar a mente mais calma sem ter que pensar em tantas coisas ao mesmo foi um grande ganho utilizando o GTD. Hoje eu não preciso ficar pensando se vou esquecer algo. Eu coleto e depois processo para o local em que deve estar e no momento certo a tarefa será cumprida sem que eu perca o sono ou esqueça um compromisso ou entrega.

As minhas Checklists eu já compartilhei em outro post. Eu faço uma revisão semanal para ver se ainda me atendem e retiro algo que não faça mais sentido ou incluo uma nova tarefa que eu queira que faça parte da minha vida no momento.

todoist1

No Sunrise Calendar eu coloco todas os compromissos com data e hora e todas as provas e testes dos meus filhos. Eu preferi colocar meus compromisso e os deles juntos para não ter que olhar em vários lugares mas se você usar uma ferramenta como o Google Calendar por exemplo você pode ter a agenda de várias pessoas e controlar a agenda de seu filho, marido separadamente da sua e ver tudo junto, é bem legal.

imagem: internet

Os Projetos eu gerencio no Meister Task. Essa ferramenta é inspirada no método Kanban (Agile) que terá um post só para falar dele mais para frente ! Quando eu movo uma ação para as Próximas Ações eu vou ao Trello e movo a tarefa para “In Progress”.

Enfim, essa é a forma que me organizo hoje. Ainda preciso melhorar muito porque ainda estou em fase de treinamento do GTD então muito do processo precisa ser melhorado, mas ao menos eu comecei !

Feito é melhor que perfeito !

E você como você se organiza ?

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