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Como vencer a proscrastinação de uma vez por todas

procrastinacao

Você costuma deixar as coisas sempre para depois e quando percebe esqueceu de uma tarefa importante ?

Você costuma transformar coisas importantes em urgentes ?

Você tem a sensação de que não consegue produzir ainda que viva sempre ocupado?

”You may delay, but time will not.” Benjamin Franklin

O ato de estar sempre adiando tarefas se chama Procrastinação.

A procrastinação é frequentemente definida como um comportamento que implica o atraso no início ou término das tarefas (Ferrari, Harriot, Evans, Lecik-Michna & Wenger, 1997; Ferrari, Johnson & McCown, 1995) ou tomada de decisão (Dewitte & Lens, 2000), quer o prazo para o término tenha sido estabelecido pela própria pessoa quer tenha sido estabelecido por terceiros/as (Harris & Sutton, 1983).

Considera-se que a procrastinação é um problema bastante frequente (Ferrari, Johnson & McCown, 1995). Cerca de 20% das pessoas adultas relatam comportamentos procrastinatórios em tarefas rotineiras como pagar contas, pagar impostos, marcar exames médicos (Schouwenburg, 2004). Para cerca de 25% das pessoas adultas não estudantes, a procrastinação parece ser um problema significativo. fonte: Procrastinação, auto-regulação e género,  Marta Daniela Silva Costa.

Mas se procrastinar é tão ruim, porque então muitas vezes o fazemos ? Porque a mente humana adia coisas que podem ser muito importantes ?

Em 2007 foi publicado um estudo pelo Dr Piers Steel, professor de comportamento organizacional da Universidade de Calgary chamado The nature of procrastination: A meta-analytic and theoretical review of quintessential self-regulatory failure, nesse estudo podemos observar alguns pontos associadas a procrastinação :

  1. Tarefas chatas :

Nós deixamos para depois as tarefas que menos gostamos de fazer, chatas ou pouco importantes. Como exemplo temos o Imposto de renda. Não procrastinamos tarefas que nos dão prazer pois elas nos dão gratificação instantânea. Aí que entra a Dopamina, pois essa “injeção de prazer” é uma pequena dose de dopamine que percorre o cérebro – uma recompensa química prazerosa. Cada vez que acontece algo prazeroso, você recebe uma dose de dopamina que modifica os neurônios de seu cérebro, aumentando a probabilidade de repetir esse comportamento. Por isso é natural que nosso cérebro busque primeiro o que gostamos e nos dá prazer e deixe para depois aquilo que tem o efeito negativo e contrário.

  1. Personalidade de Procrastinador :

Algumas pessoas tendem a procrastinar mais que outras. Existe uma questão genética associada a procrastinação. Publicado em 2014, o estudoGenetic Relations Among Procrastination, Impulsivity, and Goal-Management Ability Implications for the Evolutionary Origin of Procrastination provou que o ato de procrastinar está em nosso DNA e foi aprimorada por milhões de anos. O componente genético da procrastinação explica por que algumas pessoas têm uma personalidade mais procrastinadora do que outras.

  1. Perfeccionismo ou Impulsividade ?

Um dos motivos pelo quais as pessoas dizem procrastinar é o receio , mesmo que inconsciente, de que não conseguirá realizar a tarefa de forma satisfatória ou que vai se difícil de cumprir. Como exemplo podemos pensar numa pessoa que quer empreeender , mas tem medo de abrir a empresa e não dar certo. Para se proteger, a pessoa acaba não se arriscando em tarefas desse tipo. Porém o mesmo gene que regula a procrastinação, segundo o estudo Genetic Relations Among Procrastination, Impulsivity, and Goal-Management Ability Implications for the Evolutionary Origin of Procrastination , também regula a impulsividade. Os estudos citados mostram que a procrastinação não tem a ver com perfeccionismo e sim com impulsividade. Geneticamente tendemos a fugir das situações estressantes e agir com impulsividade nas urgências.

Pessoas que agem por impulsão tendem a se distrair mais facilmente e desviar a sua atenção de tarefas, adiando muitas vezes as tarefas de longo prazo.

  1. Depressão e Transtorno de Ansiedade

A procrastinação em excesso pode não ser somente uma característica, mas sim um sintoma e em alguns casos, está ligada a depressão.

Uma das características do procrastinador crônico é realizar várias coisas ao mesmo tempo, para fugir daquilo que realmente deve ser feito. Esse ciclo de comportamente pode prejudicar a vida profissional e pessoal e comprometer a autoestima. A pessoa passa a acreditar que não é capaz e essa sensação pode levar a depressão.

“Estamos dispostos a exercer qualquer tarefa vil desde que ela nos permita fugir de algo pior”. Piers Steel, psicólogo da Universidade de Calgary

O procrastinador crônico também está sujeito a desenvolver transtorno de ansiedade.

A repetição de sentimentos negativos, como ansiedade, estresse e angústia, gerados entre quem vive adiando obrigações, predispõe alterações químicas no cérebro.

Faz parte do comportamento humano dar preferência ao que lhe dá prazer imediato, tirando  da frente aquilo que é chato, difícil, complicado.

“A maioria de nós começa o dia procrastinando, ao apertar aquele botão do despertador que permite ficarmos na cama por mais cinco minutinhos.” ~ Joseph Ferrari

O ideal, contudo, é ter capacidade e disciplina para abrir mão de um prazer imediato em prol de um benefício no futuro. E um procrastinador tem dificuldade de equalizar esse processo –mesmo que seja para seu próprio bem. Pessoas passivas ou impulsivas tentem a agir dessa forma.

A capacidade de controlar os impulsos naturais também está relacionada à serotonina, um neurotransmissor produzido pelo cérebro. Pessoas com alteração nessa atividade cerebral estão mais propensas à ansiedade e depressão e, portanto, mais vulneráveis à procrastinação.

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imagem: internet

Mas então como podemos vencer a Procrastinação ?

Agumas atitudes podem nos ajudar a diminuir a tendência a procrastinação, ainda que tenha um fator genético incluído ou seja resultado de uma doença como a depressão por exemplo, abaixo alguns passos para começar a vencer a procrastinação :

  1. Identificar o padrão de repetição desse comportamento;
  2. Fazer as coisas chatas logo ao iniciar o dia, deixar as mais prazerosas e fáceis para o final;
  3. Verificar se não está procrastinando porque precisa desenvolver alguma competência para executar a tarefa, se for o caso, corra atrás de treinamento !
  4. Tenha metas diárias, ao cumprir a meta estabelecida para o dia você consegue se sentir melhor.
  5. Priorize atividades. Pare e reflita quais atividades são importantes e quais são urgentes, quais podem ser delegadas.
  6. Se uma ação pode ser feita em menos de 2 minutos (Olha o GTD aí), faça agora. Desligue celular, feche o e-mail e concentre-se em terminar a tarefa.
  7. Que tal se premiar a cada meta atingida ? Estimule uma forma de gameificação para si mesmo e presentei-se a cada meta atingida !
  8. Não busque a perfeição a todo momento, lembre-se “Feito é melhor que perfeito”.
  9. Um método que pode ajudar é o método Pomodoro. O método Pomodoro sugere que faça 25 minutos de engajamento deliberado. Inventada por Francesco Cirillo, consiste em 3 passos simples :

– Coloque um contador para 25 minutos

– Durante os 25 minutos se comprometa em realizar a tarefa

– Passados 25 minutos, faça uma pausa de 5 minutos

10. Se a procrastinação estiver te incomodando muito ou se achar que está um pouco fora de controle, busque ajuda profissional.

Como sugestão de leitura indico o livro do filósofo de Standford John Perry A Arte da Procrastinação.

 

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Kanban Pessoal : como visualizar suas tarefas e ser mais produtivo

kanban

Produtividade é um assunto eternamente discutido. Diversos são os métodos criados para aumentá-la e para auxiliar na gestão do nosso tempo. Seja em projetos profissionais, seja na vida pessoal. Na constante busca por produtividade e agilidade encontramos o que chamamos de métodos ágeis. Os métodos ágeis nasceram primeiramente para auxiliar no desenvolvimento de software, mas hoje podem ser aplicados a qualquer tipo de projeto, inclusive pessoais.

Os métodos ágeis tem como objetivo entregar um produto em menor tempo e com alta qualidade. Como ? Com entregas pequenas e frequentes. É uma filosofia de trabalho que visa uma maior interação da equipe, auto-organização, comunicação frequente, foco no cliente e a entrega de valor.

Mas o que métodos ágeis tem haver com o Kanban? Bem, dentro dessa filosofia de maior produtividade em menor tempo e com mais qualidade, temos o método Kanban.

O método Kanban é um método ágil de gerenciamento de projetos criado por Taiichi Ohno (engenheiro da Toyota) quando ao visitar um supermercado local na América percebeu que as prateleiras estavam abastecidas e que ao invés do mercado estocar grandes quantidades de produtos, eles possuiam apenas a quantidade normalmente vendida. O que fez ele ter uma sacada que mais tarde ele levou para sua fábrica : apenas produzir o que o mercado procura. Ele passou a produzir carros sob demanda, pequenas entregas, porém constantes. Para auxiliar nesse trabalho ele passou a utilizar um quadro de tarefas que mostrava o fluxo de trabalho de seus funcionários, assim ele poderia saber quais tarefas já estavam concluídas e quais ainda necessitavam ser feitas.

Com o método Kanban as tarefas passaram a ser executadas mais rapidamente e não necessitavam de tantos gerentes para controlar a produtividade da equipe, apenas olhando-se o quadro podia-se ter noção de como andava o trabalho.

Kanban é um termo de origem Japonese e significa literalmente “cartão” ou “sinalização”. Este é um conceito relacionado com a utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série.

O método Kanban Pessoal se inspirou no método Kanban criado por Ohno. É uma versão mais simples do Kanban tradicional, que podemos utilizar no nosso dia a dia para organizar nossas tarefas. Foi adaptado em 2011 por Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry.

O Kanban Pessoal possui apenas duas regras : visualize seu trabalho e limite o trabalho em andamento.

Visualize seu trabalho

O Kanban Pessoal propõe que devemos estar constantemente visualizando nossas tarefas, dividas em 3 fases :

  • Tarefas Pendentes
  • Tarefas em andamento
  • Tarefas concluídas

Colocar as tarefas desta forma nos ajuda a ter uma visão geral do nosso sistema, isso além de nos organizar melhor, deixa a nossa mente mais livre, com menos coisas a serem pensadas. Pensando em menos
pendências podemos nos concentrar melhor nas tarefas em andamento, consequentemente conseguimos ter mais foco e mais produtividade.

Visualizar as tarefas em andamento nos dá uma noção de como anda o fluxo de trabalho, prevenindo futuramente uma sobrecarga de tarefas ou deixar de realizar algo importante por falta de planejamento adequado.

Visualizar as tarefas concluídas é um importante motivador ! Nos dá um sentimento de tranquilidade e alegria de ver que tudo está fluindo como planejamos, não tem nada melhor né ?

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imagem: wikipédia

Limite o trabalho em andamento

Limitar o trabalho em andamento significa não pegar mais tarefas do que se pode lidar em um determinado momento. É importante ter foco nas entregas, nas prioridades e colocar numa fila o restante. Não dá para fazer tudo ao mesmo tempo. Quando fazemos tudo ao mesmo tempo corremos o risco de não fazer da forma correta. Selecione um número ótimo de tarefas para estarem em andamento. Você precisa analisar com quantas tarefas consegue se engajar e ainda ser produtivo. No livro Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life , Berson e Barry sugerem engajar-se em apenas 3 tarefas por ciclo.

Afinal, como colocar em prática o Kanban ?

Para colocar em prática, devemos criar um quadro, dividido em três colunas : ToDo, Doing e Done. Em Português : “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito”.

Você pode criar o seu kanban num quadro branco e utilizar post-its coloridos para as tarefas.

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imagem: ludihonorato.com

Comece escrevendo as tarefas pendentes em post-its e posicionando no quadro na coluna “A Fazer”. O mesmo para que o está em andamento na coluna “Fazendo”. Coloque tudo que vier a sua mente e que esteja despertando a sua atenção no momento. Todas as tarefas, desde telefonemas até projetos grandes como viagens de férias. As subtarefas também devem ser colocadas, não esqueça nada.

Se fôssemos utilizar o GTD com o Kanban eu diria que na coluna a Fazer seriam os seus projetos e na coluna em andamento as suas próximas ações. Procure limitar aqui a coluna “Fazendo” a 3 tarefas. O restante pode ser colocado na coluna “A Fazer”.

Utilize post-its de cores diferentes para contextos diferentes ou para representar prioridades diferentes. Se formos novamente pelo GTD (ele não sai da minha cabeça), temos próximas ações que acontecem em contextos específicos, como por exemplo, @telefone quando for uma ligação, ou @casa quando a tarefa se puder ser feita em casa. Se colocar cores por contexto você olhando rapidamente consegue ter uma noção da organização do seu dia por contextos, fica bem interessante.

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imagem: leankit.com

Em seguida, analise a real necessidade de fazer todas essas tarefas. Busque limitar a quantidade de tarefas que ainda devem ser feitas. Isso facilitará a tomada de decisões daqui para frente e consequentemente otimizará o seu fluxo de trabalho.

Seria ideal determinar 3 tarefas a serem finalizadas até o final do dia e colocar na coluna “Fazendo” e mais 3 tarefas que podem ou não serem concluídas na coluna “A Fazer”.

Adaptando o Kanban Pessoal a sua realidade

Você pode adaptar o Kanban como achar melhor, você pode modificar como achar mais funcional para a sua vida. Uma modificação interessante é inserir uma coluna chamada “Hoje” . Assim você pode colocar nela tarefas que necessitam ser finalizadas hoje.

Você também pode criar uma coluna “Aguardando Resposta” quando tiver projetos que foram delegados ou quando suas próximas ações dependerem de terceiros.

Ferramentas

Você não precisa de um quadro branco físico para implementar o Kanban se você gostar de tecnologia. Existe meios digitais que podem ser utilizados para este fim.

Alguns aplicativos permitem a utilização de Kanban pessoal como Trello, KanbamFlow, Meister Task. Algumas delas como o Trello e o Meister Task permitem que você coloque informações de suporte sobre as tarefas como imagens, links, arquivos e permitem ainda criar checklists dentro de cada “cartão”, vale a pena dar uma olhada.

Eu utilizo o Meister Task para meus projetos, mas já usei o Trello também. O Meister Task visualmente me agrada mais porém os dois são bem parecidos.

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Exemplo de kanban feito no Trello para lista de livros para ler

Existem também integrações entre vários aplicativos, como o Todoist e o Trello por exemplo. Você pode inserir uma nova tarefa via Todoist ou no Evernote e a tarefa aparece no projeto no Trello, via IFTTT mas isso é assunto para outro post !

O Kanban é um excelente método de gerenciamento de projetos, vale a pena começar a utilizá-lo. Você verá que ficará mais fácil visualizar suas tarefas e projetos e se tornará mais fácil controlar a execução e o planejamento das mesmas.

Comece hoje mesmo ! Depois dá uma passadinha aqui para me contar ! Vou adorar saber como vc se organiza !

Para mais informações sobre o Kanban, aconselho a leitura do livro Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life de Jim Benson and Tonianne DeMaria Barry, mas ainda não achei uma versão em Português.

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Como lidar com as interrupções

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Uma das coisas que costuma atrapalhar muito o nosso dia a dia são as interrupções. Digo isso com propriedade, já que sendo mãe de 2 adolescentes e uma criança de 5 anos isso acontece muito comigo.

Muitas vezes nos planejamos para finalizar tarefas ou para tirar uma noite para estudar e acabamos procrastinando tarefas pois ao sermos interrompidos paramos um raciocínio ou no meu caso, acabamos ficando estressados e desistimos e abandonamos a tarefa deixando para o dia seguinte. E nessa de sempre deixar para o dia seguinte vamos adiando tarefas e decisões e ficando frustrados vendo que nosso planejamento não está funcionando.

Mas como lidar com as interrupções afinal ?

Lidando com as interrupções do dia a dia

Podemos lidar com diversos tipos de interrupções no nosso dia a dia. Interrupções em casa ou mesmo no trabalho. Seja um filho querendo atenção ou mesmo um colega de trabalho que interrompe um raciocínio para pedir algo ou conversar. Ou mesmo as interrupções que nós mesmos causamos quando paramos para olhar o whatsapp ou responder a um recado em rede social.

Interrupções no lar

É preciso que seja analisada a natureza da interrupção. Se seu filho está te pedindo atenção e você já teve seu tempo só para ele (quero muito escrever sobre o tempo que passamos com nossos filhos pois é preciso que nos planejemos para estar com eles com qualidade) analise a natureza do pedido. Se um dos cônjuges estiver em casa e outro estiver executando tarefas sejam elas tarefas do lar ou profissionais (estudo, home office, etc.) é necessário que o outro cônjuge dê um apoio atendendo ao pedido da criança. É preciso que fique bem claro que não estou dizendo que a interrupção de seus filhos não deva receber a atenção devida, mas sabemos que muitas vezes apesar de darmos tempo de qualidade e de termos feito toda a nossa rotina diária de mãe (ou de pai) eles continuam interrompendo o tempo todo. Nesses casos, converse com seu filho, explique que há um tempo somente para ele e que aquele momento é seu e que você precisa daquele tempo. Explique os motivos. Por mais pequena que a criança seja, ela vai entendendo com o tempo que todos nós precisamos organizar o tempo que temos.

Uma coisa que funcionava bem pra mim quando eu fazia homeoffice é fechar a porta do quarto e colocar uma plaquinha dizendo : “Em Reunião”. Era o gatilho que eu usava para que eles entendessem que eu precisava de um tempo para trabalhar sem interrupções.

Interrupções no ambiente de trabalho

As interrupções no ambiente de trabalho podem acontecer devido a um colega de trabalho que o para o tempo todo para perguntar algo ou conversar, seja pelas conversas paralelas de outras pessoas ao redor (tem gente que fala alto demais e não percebe que está atrapalhando a concentração de outras pessoas). Isso sem contar muitas vezes telefonemas, e-mails , reuniões sem sentido, etc.

Eu já falei em outro post sobre como se disciplinar para manter seu Inbox Zero e programar os horários para leitura de e-mails sem interromper a todo momento o que está fazendo.

As Reuniões desnecessárias também são formas de interrupção. Devemos sempre questionar a nossa presença em certas reuniões, principalmente se estivermos ocupados. Claro que existem reuniões que não dá para fugir, mas tente fugir daquelas que for possível fugir.

Para não se distrair com as conversas paralelas, meu conselho é utilizar uma música que te ajude a focar no trabalho. Ouvir música no ambiente de trabalho pode mascarar possíveis conversas paralelas, reduzindo assim o número de distrações, e aumentando a produtividade pois pode aumentar a capacidade de reter informações a curto prazo. Caso queria saber mais sobre o assunto sugiro dar uma olhada na pesquisa feita pelo pesquisador Annu Haapakangas e colaboradores no link http://www.icben.org/2008/PDFs/Haapakangas_et_al_Laboratory_study.pdf

Aprenda a dizer NÃO

É preciso de vez em quando dizer NÃO. Os outros não tem como adivinhar que você está ocupado. Tente não se comprometer com mais tarefas do que você pode dar conta. Por melhor profissional que você seja, não é uma atitude produtiva ficar absorvendo tudo que tem pela frente, aprenda a delegar, a dizer não quando necessário.

Não subestime o tempo das interrupções apenas porque alguém disse que é rapinho ! Muitas vezes o outro acho que são apenas 5 minutos, mas esses 5 minutos podem levar 15, 30 minutos. Pode parecer pouco mas imagina várias ligações nesse tempo ao longo do dia, quanto de tempo produtivo será perdido ? Então não fique chateado de dizer NÃO para uma ligação ou uma conversa aparentemente rápida.

Quando tiver que dizer não que tal dar uma alternativa ? Por exemplo. Seu chefe te pediu para executar determinada tarefa mas você está sobrecarregado e diz a ele que não tem como fazer. Ao invés de só dizer o NÃO você pode dar a alternativa indicando alguém que o faça ou propondo uma alteração no cronograma futuro para poder pegar a tarefa. O importante é mostrar que você não disse só NÃO. Você também pensou na solução do problema. Quando alguém já chega com uma solução é muito melhor, não ?

Interrupções digitais / sociais

Algumas das interrupções são causadas por nós mesmos. São as interrupções que eu chamdo de sociais. São interrupções causadas por acesso a rede sociais ou para responder e enviar mensagens para amigos que não tenham uma finalidade produtiva.

Para se proteger dessas interrupções sugiro deixar seu whatsapp no silencioso e desativar todas as notificações do seu smartphone enquanto estiver ocupado.

Existem aplicativos que bloqueiam as redes sociais por períodos de tempo. Isso é interessante para quem se distrai facilmente. Como exemplo de aplicativos temos o RescueTime, Klok, Slife e BitComet.

Procure também fechar todas as abas do seu navegador que não tenham haver com o seu trabalho. Nada de Facebook, e-mails ou páginas de outros blogs abertas. Fique somente com o que está trabalhando aberto. Isso te impede de ter aquela tentação de ficar olhando essas páginas de tempo em tempo.

Conclusão: Procure planejar seu dia contando com algumas interrupções. Não temos como fugir de 100% delas. É legal ao planejar seu dia deixar uma folga de 1 a 2 horas no dia, justamente para se houverem interrupções suas metas do dia não ficarem comprometidas. Procure trabalhar evitando-as mas se prepare para os imprevistos, afinal não somos rôbos e os imprevistos sempre irão acontecer !

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In Produtividade

10 dicas para aumentar sua produtividade

10 Dicas para aumentar a sua produtividade

Você acorda todos os dias cedo. Programa a sua agenda para mais um dia de trabalho…. verifica suas tarefas do dia (reagenda as de ontem ou da semana passada porque não conseguiu finalizar tudo). Checa seu calendário e programa novamente toda a sua semana de novo.

No entanto, seu tempo não rende, você tem a impressão que seu dia necessita de mais de 24 horas … você tem a impressão ao final do dia que não conseguiu finalizar tudo para o que havia se programado. Olha a sua tarefas e novamente, terá que adiar tarefas para o dia seguinte. E os dias vão passando e é assim sempre.

Você se identifica com tudo isso ? Sente que seu tempo não rende, gostaria de ser mais produtivo ? Então esse post é para você !

Hoje eu te dar 10 dicas para aumentar a sua produtividade.

Dica #1 : Fazer algo pelo qual você é apaixonado

Você pode pensar, mais o que isso tem haver com produtividade ?????? Tudo ! Você precisa fazer algo que te realize como pessoa. Trabalhar com paixão, com empolgação. Acordar todos os dias sabendo que ainda que você trabalhe muito e por muito tempo, você não vê o tempo passar, você ama o que faz !! As chances de procrastinação nesses casos é pequena porque você se empenha em finalizar suas tarefas já que elas não são para você um fardo, não é pelo dinheiro ou outro motivo qualquer que te colocou nesse local, você ama fazer isso ! Entende como isso pode te ajudar ? Quando mudamos a motivação para fazer algo procrastinamos menos, fazemos as tarefas com mais prazer e em menor tempo.

Você está na profissão que sempre sonhou ? Você ama o que faz ? Você acorda todos os dias pensando que será apenas mais um dia ou você acorda motivado ? Pense nisso. Se for o caso, mude ! Sim, mude mesmo de profissão ! A vida é muita curta para a gente não fazer o que ama, o que faz nosso coração pular, pulsar ! Mas faça um planejamento, claro ! Nada pode ser assim de repente ! Se planeje financeiramente, adquira mais conhecimento, pesquise o mercado e vá !

Algumas sugestões para colocar em prática essa mudança :

– Faça uma pesquisa . Pesquise pessoas que hoje tem a sua profissão dos sonhos. Quais as experiências delas ? Quais cursos fizeram, como elas realizam esse trabalho e como você poderia realizá-lo ? Procure na internet, pergunte a pessoas conhecidas, faça alguns telefones. Quanto mais informação sobre a profissão você tiver, melhor !

– Se pergunte, quais seriam os seus obstáculos hoje ? O que você teria que fazer para poder realizar essa mudança ? Precisaria fazer alguns cursos ? Conhecer as pessoas certos ? Adquirir alguma nova competência ?

– Faça um plano. Trabalhe nos soluções para seus obstáculos. Se você necessita de cursos ou competências você não tem condições de executar esse plano da noite para o dia, mas se você não planejar isso, nunca chegará lá. Se tem um sonho, planeje-o. Planeje em quanto tempo pode realizar isso e se programe para passo a passo para ir executando esse plano. Seria legal colocar esse projeto no papel. Abaixo de cada objetivo colocar tudo o que deve ser feito. Mais embaixo ainda, em um subnível disso, abrir em subtarefas, vendo o que é necessário para atingir cada objetivo. E por fim, dê uma data fim para cada etapa. É importante você ter um prazo. Assim você ataca cada objetivo de forma mais motivada e já pode ver lá no final em quanto tempo estará realizando esse seu sonho.

– Seja Persistente, não desista ! Nunca será fácil, mas é preciso que você esteja disposto a isso. As coisas nunca vem fáceis, mas elas acontecem para quem trabalha. Então, foco no seu sonho, você pode !

Planeje seu trabalho dos sonhos, faça o que tem paixão e você não terá problemas em ser produtivo novamente !

Dica #2 : Trabalhe off-line o máximo que for possível

Uma das maneiras de se manter o foco e aumentar a sua produtividade é : trabalhe off-line.

Trabalhar off-line é desligar-se desse mundo interativo e virtual que muitas vezes tiram a nossa atenção e nos fazem interromper uma atividade ou mesmo perder tempo precioso que poderia estar sendo gasto em atividades mais produtivas.

Silencie o whatsapp, o facebook e não mantenha seu provedor de e-mails aberto. As redes sociais podem tomar muito do seu tempo, mantê-lo ocupado e improdutivo, por horas.

Não se esqueça também de retirar as notificações do seu smartphone. Assim você corre menos risco de a cada notificação ou e-mail recebido ter a tentação de verificar.

Existem ferramentas que te ajudam a criar essa disciplina, acabar com o hábito de a toda notificação ir checar. Alguns aplicativos bloqueiam as redes sociais assim mantém você mais produtivo, como por exmeplo : o RescueTime, Klok entre outros.

O Rescuetime monitora o uso do seu computador ou smartphone verificando o tempo gasto em redes sociais, aplicativos e navegação em sites e te dá uma visão geral de como você passa o seu dia.

Dica #3 : Faça as tarefas resistentes primeiro

Você sabe quais são suas tarefas mais resistentes. Aquelas que você sabe que deve fazer, mas você vem adiando… As vezes quando você algumas tarefas de lado, muita delas poderiam ser coisas que você realmente não precisaria fazer, mas ás vezes são coisas que você realmente precisa fazer e vai procrastinando, um dia após o outro. Essas são as tarefas resistentes.

A dica aqui é colocá-las para serem feitas logo no início do seu dia. Começar suas tarefas do dia pelas mais resistentes. Será um alívio ver que você conseguiu acabar e passar o resto do dia não tendo mais que se preocupar com elas.

Se você não tiver certeza de quais tarefas são resistentes, faça uma varredura rápida da sua lista de afazeres : O que tem estado lá e tem sido adiado muitas vezes ? É algo que você realmente precisa fazer ? Se sim, faça primeiro.

Resolvendo essas tarefas resistentes logo ao iniciar o dia, te deixará com menos carga e te dará um impulso psicológico para avançar no seu dia.

Somente após finalizar as tarefas difícies se permita fazer as coisas divertidas (verificar e-mails, navegar ou olhar blogs). Para em seguida tomar fôlego e desfrutar da tranquilidade de saber que o trabalho foi feito.

Dica #4 : Evite trabalho desnecessário

Como você sabe se uma tarefa é necessária ou não ?

Uma tarefa necessária é uma tarefa alinhada com seus objetivos (uma ação que te direciona para seu objetivo ou o objetivo da organização onde você trabalha). Gastar tempo com aquilo que não te levará ao seu objetivo é desperdício de tempo. E isso se aplica sempre ao contexto onde você se encontra… se está no escritório, perder tempo com tarefas que não irão ajudá-lo a finalizar aquele relatório urgente se torna improdutivo e dispensável.

Produtividade não é a quantidade de tarefas que se consegue finalizar, em termos quantitativos. Mas sim se as tarefas finalizadas estão alinhadas ao objetivo final, ou seja, se te movem em direção a um objetivo, seja ele profissional ou não.

Então a dica é : quando novas tarefas vierem, diga não para as tarefas desnecessárias. Avalie cada pedido. Se não for necessário explique ao outro que você não tem tempo no momento para fazê-lo. Dê a sugestão de serem encaminhados para outra pessoa com mais tempo disponível. Certifique-se de que as coisas estejam bem claras entre você e seu chefe e os objetivos e metas também. Chame-o e explique as interrupções estão prejudicando a sua produtividade, tenho certeza que uma solução será encontrada.

Dica #5 : Reuniões mais eficazes

Dica #6 : Acorde cedo e comece a trabalhar cedo

A melhor hora para trabalhar é bem cedinho. O escritório está vazio, sem telefones tocando, pessoas conversando ou interrupções. Eu aplico isso na minha vida. Gosto de fazer um horário diferente da maioria, assim quando chego a empresa está vazia e consigo produzir melhor. Muitas vezes eu chego até antes do meu horário habitual para ler algo ou mesmo responder e-mails.

Vantagem extra : você não pega a hora do Rush !

E mais : nada de horas extras ! Tem gente que não precisa mas fica todos os dias até mais tarde, virou rotina. Se você é desde tipo de pessoa, defina compromissos para logo depois do trabalho. Eles irão te motivar a deixar tudo finalizado e pronto até o horário da saída. Seja o que for, certifique-se de que você não vai perdê-lo e sair do escritório na hora de estar lá.

Dica #7 : Organize (destralhe !) seu espaço de trabalho, trabalhe em uma coisa por vez

Já havia falado anteriormente aqui no Blog sobre Destralhar (Declutter), jogar fora tudo aquilo que não serve mais, tudo aquilo que acumulou e que não é útil e necessário na sua vida.

Destralhar seu ambiente de trabalho é simplesmente remover todas as distrações extras, na sua mesa e no seu computador. Tendo uma área de trabalho limpa e funcional você consegue focar melhor nas suas tarefas, pois além de organizar o ambiente, a mente também fica organizada.

Como você pode começar a destralhar :

– Verifique todos os papéis na sua mesa, incluindo recados, post-its, mensagens de ligações. Coloque tudo na sua caixa de entrada e processe-os rapidamente (ver meumundoorganizado.com/gtd).
– Se você tem pastas ou pilhas de papel ao seu redor ou sobre a sua mesa, processe como no item 1
– Destralhar seu espaço de trabalho é simplesmente remover toda distração extra.
– Retirar qualquer coisa que possa distrair, papéis coloridos, fotos de família, figuras, cartazes, etc.
– Limpar sua área de trabalho no seu computador, organizar os ícones e pastas. Fechar janelas desnecessárias. Escolha uma foto que passe tranquilidade para sua área de trabalho.

Removendo distrações você realmente pode dar foco em uma tarefa por vez e aumentar sua produtividade.

Dica #8 : Utilize bem seu tempo livre

Os funcionários que podem realizar objetivos com maior eficiência e maior produtividade devem usar seu tempo “extra” de forma construtiva; por exemplo, brainstorming para resolver problemas ou cumprir as metas que possam surgir no futuro.

Um trabalhador produtivo cumpre os seus objetivos pessoais, avançando ao longo da carreira escolhida muitas vezes mais cedo do que o esperado. Além de colher os benefícios de enriquecimento pessoal e de progresso, é altamente gratificante para estes indivíduos para ver a organização crescer graças às suas contribuições.

Então dê o seu melhor, sempre ! Se puder produzir em menos tempo e melhor, porque então não aproveitar o tempo livre dentro da empresa para enriquecer o seu trabalho ou melhorar algum outro processo. Se você é dono do seu próprio negócio, que tal aproveitar o tempo para pensar em melhorar algum setor que esteja precisando de sua atenção, ou mesmo fazer aquele treinamento que você adiado ? Não estou dizendo que deva gastar seu tempo livre, mas o tempo destinado ao seu trabalho, seja ele qual for.

Dica #9 : Organize-se através de uma ferramenta de organização ‎

Escolha uma ferramenta para te auxiliar na sua organização. Seja por meio digital ou não, sempre precisamos organizar nossos compromissos e tarefas de uma forma lógica e de fácil entendimento. Pense numa ferramenta que se adapte ao seu jeito de ser, a sua rotina. Não adianta ser das antigas e achar que controlar tarefas e agenda no celular será mais fácil. E se tem dificuldade em escrever e carregar um monte de coisas, porque não abrir mão para utilizar aplicativos para smartphone ou para desktop que te auxiliem nisso.

Existem enúmeras ferramentas no mercado para atender a todos os tipos de pessoa, gostos, objetivos e porque não, bolso ! Até mesmo o tão antigo e famoso papel pode ser de muita utilidade através dos planners e agendas físicas.

Para escolher uma ferramenta :

– Procure uma ferramenta do tipo Calendário para anotar seus compromissos com data e hora (como Google Calendar, Sunrise Calendar e outros)
– Uma ferramenta para anotar suas idéias e inspiração, guardar referências e docs digitais, como o Evernote , o One Note e outros.
– Uma ferramenta de Gerenciamento do Projetos se for o seu caso, como o Trello, o Team Work, o Meister Task por exemplo.
– E por último uma ferramenta de gerenciamento de tarefas e checklists como o Todoist, o Wunderlist, Asana, etc.

Não há a melhor ou pior ferramenta, e sim aquela que você mais se adapta ! Escolha uma e veja a experiência de ser organizado, sendo um app mobile, ainda tem a vantagem de você poder ter acesso aos dados em qualquer lugar com acesso a internet !

Dica #10 : Cuide dos itens importantes primeiro, priorize

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Então, vamos começar a mudar as coisas e hábitos para sermos mais produtivos ?

O que achou ? Comenta aí que quero saber !

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Como manter o foco e ter mais produtividade

produtividade

Como criar o foco necessário na hora de priorizar as tarefas, como seguir o roteiro de atividades sem deixar tarefas pendentes e evitar a tão temida procastinação ?

Bem acho que o início de tudo  é fazer uma lista de tarefas, diariamente ou semanalmente. O ideal é planejar sua lista de atividades para o mês de forma mais macro e depois semanalmente, até chegar nas tarefas diárias. Isso irá aumentar muito a sua produtividade pois tendo uma visão mais recente de suas tarefas você pode manter o foco no que interessa.

Christian Barbosa, especialista em administração do tempo e produtividade  e Autor do livro Tríade do tempo,    garante que o profissional precisa aprender a controlar não o tempo, mas os seus dedos, sua ansiedade e sua atenção. Afinal, é se gerenciando que você se torna o senhor do seu tempo e não o escravo dele. No entanto, isso requer treino e disciplina.

Mas como então proceder para tornar as tarefas prioritárias realmente prioridade ???

Acho que a resposta está, segundo o próprio Christian, nos seguintes itens :

  1- Anotar as prioridades
  2- Planejar as tarefas diárias
  3- Priorizar o dia de trabalho
  4- Não deixar e-mails e navegadores abertos, foco no principal
  5- Não deixar que tarefas importantes se tornem urgentes
  6- Ter mais de uma agenda e não sincronizá-la
  7- Não esquecer de anotar tarefas que forem aparecendo ao longo do dia
  8- Priorizar as atividades na agenda
  9- Aprender a dizer “não” quando algo aparecer de repente, não achar que tudo pode ser feito
10- Limitar o uso das redes sociais

Além desses 10 itens é importante também :

1-Planejar-se –  planeje sua semana com antecedência de, pelo menos, três dias. Veja o que pode gerar urgências e crie atividades de prevenção.

2-Escolha uma ferramenta para centralizar suas pendências e tarefas. Utilize a ferramenta para se planejar e antecipar problemas. Eu utilizo o Evernote para minhas anotações e para capturar as idéias, o Sunrise Calendar para a minha agenda (tarefas com data e hora), que eu adoro porque ele possue integração com os demais, e o Todoist para a minha lista de tarefas. Mas existem inúmeros Apps para este fim, mas isso é assunto para outro post !

3-Priorize seu dia. Todos os dias verifique a agenda e só então inicie o seu trabalho.

4-Coloque lembretes para aqueles detalhes que não é possível se lembrar sempre, afinal sua mente não é para guardar tudo, é para ter idéias, tente manter ela Clara e limpa como água.

Nos próximos posts eu aprofundo mais esse tema.