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10 dicas para aumentar sua produtividade

10 Dicas para aumentar a sua produtividade

Você acorda todos os dias cedo. Programa a sua agenda para mais um dia de trabalho…. verifica suas tarefas do dia (reagenda as de ontem ou da semana passada porque não conseguiu finalizar tudo). Checa seu calendário e programa novamente toda a sua semana de novo.

No entanto, seu tempo não rende, você tem a impressão que seu dia necessita de mais de 24 horas … você tem a impressão ao final do dia que não conseguiu finalizar tudo para o que havia se programado. Olha a sua tarefas e novamente, terá que adiar tarefas para o dia seguinte. E os dias vão passando e é assim sempre.

Você se identifica com tudo isso ? Sente que seu tempo não rende, gostaria de ser mais produtivo ? Então esse post é para você !

Hoje eu te dar 10 dicas para aumentar a sua produtividade.

Dica #1 : Fazer algo pelo qual você é apaixonado

Você pode pensar, mais o que isso tem haver com produtividade ?????? Tudo ! Você precisa fazer algo que te realize como pessoa. Trabalhar com paixão, com empolgação. Acordar todos os dias sabendo que ainda que você trabalhe muito e por muito tempo, você não vê o tempo passar, você ama o que faz !! As chances de procrastinação nesses casos é pequena porque você se empenha em finalizar suas tarefas já que elas não são para você um fardo, não é pelo dinheiro ou outro motivo qualquer que te colocou nesse local, você ama fazer isso ! Entende como isso pode te ajudar ? Quando mudamos a motivação para fazer algo procrastinamos menos, fazemos as tarefas com mais prazer e em menor tempo.

Você está na profissão que sempre sonhou ? Você ama o que faz ? Você acorda todos os dias pensando que será apenas mais um dia ou você acorda motivado ? Pense nisso. Se for o caso, mude ! Sim, mude mesmo de profissão ! A vida é muita curta para a gente não fazer o que ama, o que faz nosso coração pular, pulsar ! Mas faça um planejamento, claro ! Nada pode ser assim de repente ! Se planeje financeiramente, adquira mais conhecimento, pesquise o mercado e vá !

Algumas sugestões para colocar em prática essa mudança :

– Faça uma pesquisa . Pesquise pessoas que hoje tem a sua profissão dos sonhos. Quais as experiências delas ? Quais cursos fizeram, como elas realizam esse trabalho e como você poderia realizá-lo ? Procure na internet, pergunte a pessoas conhecidas, faça alguns telefones. Quanto mais informação sobre a profissão você tiver, melhor !

– Se pergunte, quais seriam os seus obstáculos hoje ? O que você teria que fazer para poder realizar essa mudança ? Precisaria fazer alguns cursos ? Conhecer as pessoas certos ? Adquirir alguma nova competência ?

– Faça um plano. Trabalhe nos soluções para seus obstáculos. Se você necessita de cursos ou competências você não tem condições de executar esse plano da noite para o dia, mas se você não planejar isso, nunca chegará lá. Se tem um sonho, planeje-o. Planeje em quanto tempo pode realizar isso e se programe para passo a passo para ir executando esse plano. Seria legal colocar esse projeto no papel. Abaixo de cada objetivo colocar tudo o que deve ser feito. Mais embaixo ainda, em um subnível disso, abrir em subtarefas, vendo o que é necessário para atingir cada objetivo. E por fim, dê uma data fim para cada etapa. É importante você ter um prazo. Assim você ataca cada objetivo de forma mais motivada e já pode ver lá no final em quanto tempo estará realizando esse seu sonho.

– Seja Persistente, não desista ! Nunca será fácil, mas é preciso que você esteja disposto a isso. As coisas nunca vem fáceis, mas elas acontecem para quem trabalha. Então, foco no seu sonho, você pode !

Planeje seu trabalho dos sonhos, faça o que tem paixão e você não terá problemas em ser produtivo novamente !

Dica #2 : Trabalhe off-line o máximo que for possível

Uma das maneiras de se manter o foco e aumentar a sua produtividade é : trabalhe off-line.

Trabalhar off-line é desligar-se desse mundo interativo e virtual que muitas vezes tiram a nossa atenção e nos fazem interromper uma atividade ou mesmo perder tempo precioso que poderia estar sendo gasto em atividades mais produtivas.

Silencie o whatsapp, o facebook e não mantenha seu provedor de e-mails aberto. As redes sociais podem tomar muito do seu tempo, mantê-lo ocupado e improdutivo, por horas.

Não se esqueça também de retirar as notificações do seu smartphone. Assim você corre menos risco de a cada notificação ou e-mail recebido ter a tentação de verificar.

Existem ferramentas que te ajudam a criar essa disciplina, acabar com o hábito de a toda notificação ir checar. Alguns aplicativos bloqueiam as redes sociais assim mantém você mais produtivo, como por exmeplo : o RescueTime, Klok entre outros.

O Rescuetime monitora o uso do seu computador ou smartphone verificando o tempo gasto em redes sociais, aplicativos e navegação em sites e te dá uma visão geral de como você passa o seu dia.

Dica #3 : Faça as tarefas resistentes primeiro

Você sabe quais são suas tarefas mais resistentes. Aquelas que você sabe que deve fazer, mas você vem adiando… As vezes quando você algumas tarefas de lado, muita delas poderiam ser coisas que você realmente não precisaria fazer, mas ás vezes são coisas que você realmente precisa fazer e vai procrastinando, um dia após o outro. Essas são as tarefas resistentes.

A dica aqui é colocá-las para serem feitas logo no início do seu dia. Começar suas tarefas do dia pelas mais resistentes. Será um alívio ver que você conseguiu acabar e passar o resto do dia não tendo mais que se preocupar com elas.

Se você não tiver certeza de quais tarefas são resistentes, faça uma varredura rápida da sua lista de afazeres : O que tem estado lá e tem sido adiado muitas vezes ? É algo que você realmente precisa fazer ? Se sim, faça primeiro.

Resolvendo essas tarefas resistentes logo ao iniciar o dia, te deixará com menos carga e te dará um impulso psicológico para avançar no seu dia.

Somente após finalizar as tarefas difícies se permita fazer as coisas divertidas (verificar e-mails, navegar ou olhar blogs). Para em seguida tomar fôlego e desfrutar da tranquilidade de saber que o trabalho foi feito.

Dica #4 : Evite trabalho desnecessário

Como você sabe se uma tarefa é necessária ou não ?

Uma tarefa necessária é uma tarefa alinhada com seus objetivos (uma ação que te direciona para seu objetivo ou o objetivo da organização onde você trabalha). Gastar tempo com aquilo que não te levará ao seu objetivo é desperdício de tempo. E isso se aplica sempre ao contexto onde você se encontra… se está no escritório, perder tempo com tarefas que não irão ajudá-lo a finalizar aquele relatório urgente se torna improdutivo e dispensável.

Produtividade não é a quantidade de tarefas que se consegue finalizar, em termos quantitativos. Mas sim se as tarefas finalizadas estão alinhadas ao objetivo final, ou seja, se te movem em direção a um objetivo, seja ele profissional ou não.

Então a dica é : quando novas tarefas vierem, diga não para as tarefas desnecessárias. Avalie cada pedido. Se não for necessário explique ao outro que você não tem tempo no momento para fazê-lo. Dê a sugestão de serem encaminhados para outra pessoa com mais tempo disponível. Certifique-se de que as coisas estejam bem claras entre você e seu chefe e os objetivos e metas também. Chame-o e explique as interrupções estão prejudicando a sua produtividade, tenho certeza que uma solução será encontrada.

Dica #5 : Reuniões mais eficazes

Dica #6 : Acorde cedo e comece a trabalhar cedo

A melhor hora para trabalhar é bem cedinho. O escritório está vazio, sem telefones tocando, pessoas conversando ou interrupções. Eu aplico isso na minha vida. Gosto de fazer um horário diferente da maioria, assim quando chego a empresa está vazia e consigo produzir melhor. Muitas vezes eu chego até antes do meu horário habitual para ler algo ou mesmo responder e-mails.

Vantagem extra : você não pega a hora do Rush !

E mais : nada de horas extras ! Tem gente que não precisa mas fica todos os dias até mais tarde, virou rotina. Se você é desde tipo de pessoa, defina compromissos para logo depois do trabalho. Eles irão te motivar a deixar tudo finalizado e pronto até o horário da saída. Seja o que for, certifique-se de que você não vai perdê-lo e sair do escritório na hora de estar lá.

Dica #7 : Organize (destralhe !) seu espaço de trabalho, trabalhe em uma coisa por vez

Já havia falado anteriormente aqui no Blog sobre Destralhar (Declutter), jogar fora tudo aquilo que não serve mais, tudo aquilo que acumulou e que não é útil e necessário na sua vida.

Destralhar seu ambiente de trabalho é simplesmente remover todas as distrações extras, na sua mesa e no seu computador. Tendo uma área de trabalho limpa e funcional você consegue focar melhor nas suas tarefas, pois além de organizar o ambiente, a mente também fica organizada.

Como você pode começar a destralhar :

– Verifique todos os papéis na sua mesa, incluindo recados, post-its, mensagens de ligações. Coloque tudo na sua caixa de entrada e processe-os rapidamente (ver meumundoorganizado.com/gtd).
– Se você tem pastas ou pilhas de papel ao seu redor ou sobre a sua mesa, processe como no item 1
– Destralhar seu espaço de trabalho é simplesmente remover toda distração extra.
– Retirar qualquer coisa que possa distrair, papéis coloridos, fotos de família, figuras, cartazes, etc.
– Limpar sua área de trabalho no seu computador, organizar os ícones e pastas. Fechar janelas desnecessárias. Escolha uma foto que passe tranquilidade para sua área de trabalho.

Removendo distrações você realmente pode dar foco em uma tarefa por vez e aumentar sua produtividade.

Dica #8 : Utilize bem seu tempo livre

Os funcionários que podem realizar objetivos com maior eficiência e maior produtividade devem usar seu tempo “extra” de forma construtiva; por exemplo, brainstorming para resolver problemas ou cumprir as metas que possam surgir no futuro.

Um trabalhador produtivo cumpre os seus objetivos pessoais, avançando ao longo da carreira escolhida muitas vezes mais cedo do que o esperado. Além de colher os benefícios de enriquecimento pessoal e de progresso, é altamente gratificante para estes indivíduos para ver a organização crescer graças às suas contribuições.

Então dê o seu melhor, sempre ! Se puder produzir em menos tempo e melhor, porque então não aproveitar o tempo livre dentro da empresa para enriquecer o seu trabalho ou melhorar algum outro processo. Se você é dono do seu próprio negócio, que tal aproveitar o tempo para pensar em melhorar algum setor que esteja precisando de sua atenção, ou mesmo fazer aquele treinamento que você adiado ? Não estou dizendo que deva gastar seu tempo livre, mas o tempo destinado ao seu trabalho, seja ele qual for.

Dica #9 : Organize-se através de uma ferramenta de organização ‎

Escolha uma ferramenta para te auxiliar na sua organização. Seja por meio digital ou não, sempre precisamos organizar nossos compromissos e tarefas de uma forma lógica e de fácil entendimento. Pense numa ferramenta que se adapte ao seu jeito de ser, a sua rotina. Não adianta ser das antigas e achar que controlar tarefas e agenda no celular será mais fácil. E se tem dificuldade em escrever e carregar um monte de coisas, porque não abrir mão para utilizar aplicativos para smartphone ou para desktop que te auxiliem nisso.

Existem enúmeras ferramentas no mercado para atender a todos os tipos de pessoa, gostos, objetivos e porque não, bolso ! Até mesmo o tão antigo e famoso papel pode ser de muita utilidade através dos planners e agendas físicas.

Para escolher uma ferramenta :

– Procure uma ferramenta do tipo Calendário para anotar seus compromissos com data e hora (como Google Calendar, Sunrise Calendar e outros)
– Uma ferramenta para anotar suas idéias e inspiração, guardar referências e docs digitais, como o Evernote , o One Note e outros.
– Uma ferramenta de Gerenciamento do Projetos se for o seu caso, como o Trello, o Team Work, o Meister Task por exemplo.
– E por último uma ferramenta de gerenciamento de tarefas e checklists como o Todoist, o Wunderlist, Asana, etc.

Não há a melhor ou pior ferramenta, e sim aquela que você mais se adapta ! Escolha uma e veja a experiência de ser organizado, sendo um app mobile, ainda tem a vantagem de você poder ter acesso aos dados em qualquer lugar com acesso a internet !

Dica #10 : Cuide dos itens importantes primeiro, priorize

produtividade

Então, vamos começar a mudar as coisas e hábitos para sermos mais produtivos ?

O que achou ? Comenta aí que quero saber !

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